Cách lọc email trong outlook 2010

      23

Một hộp thư email bận rộn có thể sớm lấp đầy với một hỗn hợp các thư khẩn cấp và quan trọng hoặc hoàn toàn không liên quan và tầm thường. Một cách để sắp xếp lúa mì email từ chaff là thiết lập các quy tắc tự động lọc các thư vào các thư mục khác nhau khi chúng đến hộp thư đến của bạn. Outlook cung cấp nhiều tùy chọn quy tắc để lọc thư theo từ khóa, người gửi, chủ đề, tài khoản hoặc trường địa chỉ. Một trong những quy tắc bộ lọc được sử dụng phổ biến nhất sẽ chuyển email từ một người hoặc nhóm người cụ thể - giả sử sếp, khách hàng hoặc các thành thietkewebhcm.com.vnên của nhóm dự án - từ hộp thư đến sang thư mục chuyên dụng. Sử dụng tính năng Quy tắc và Cảnh báo trong Outlook 2013 để tự động lọc và sắp xếp email của bạn.

Bạn đang xem: Cách lọc email trong outlook 2010

*

Thiết lập các quy tắc phức tạp với một số điều kiện hoặc ngoại lệ để quản lý email.credit: Microsoft Office

*

Nhấp vào tab "Tệp" tab.credit: Microsoft Office

Nhấp vào tab "Tệp" trong ruy-băng menu chính từ bất kỳ màn hình nào trong Outlook.

*

Chọn "Quản lý quy tắc và cảnh báo." Tín dụng: Microsoft Office

Chọn nút "Quản lý quy tắc và cảnh báo" trên màn hình Thông tin.

*

Nhấp vào "Quy tắc mới." Tín dụng: Microsoft Office

Nhấp vào nút "Quy tắc mới" trong cửa sổ hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo. Bạn cũng có thể thay đổi cài đặt cho các quy tắc hiện có từ cửa sổ hộp thoại này.

*

Chọn một quy tắc template.credit: Microsoft Office

Chọn mẫu quy tắc ưa thích của bạn từ danh sách trong phần "Chọn mẫu" trong cửa sổ hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc. Outlook cung cấp các mẫu quy tắc bao gồm nhiều tác vụ lọc email. Một trong những quy tắc được sử dụng rộng rãi nhất sẽ lọc các tin nhắn từ một người hoặc một nhóm người đến một thư mục cụ thể. Chọn "Chuyển tin nhắn từ ai đó vào thư mục" và sau đó nhấp vào liên kết "người hoặc nhóm chung" được gạch chân trong ngăn mô tả quy tắc.

*

Chọn một contact.credit: Microsoft Office

Nhấp đúp vào từng liên hệ trong sổ địa chỉ Outlook của bạn để thêm chúng vào trường "Từ". Nhấp vào nút "OK".

*

Chỉ định một thư mục.credit: Microsoft Office

Nhấp vào liên kết thư mục "được chỉ định" trong ngăn mô tả quy tắc trong hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc.

Xem thêm: Sửa Xong Hai Tuyến Cáp Quang Biển Aag Bị Đứt, Internet Ảnh Hưởng Nặng Nề

*

Chọn thư mục.credit: Microsoft Office

Bấm để chọn thư mục Outlook mà bạn muốn sử dụng để lưu trữ thư được lọc theo quy tắc. Ngăn "Chọn thư mục:" hiển thị tất cả các thư mục Outlook có sẵn. Nhấp vào nút "OK".

*

Nhấp vào "Tiếp theo". Tín dụng: Microsoft Office

Xem lại cài đặt quy tắc của bạn. Bạn có thể thêm hoặc xóa người hoặc thay đổi đích thư mục bằng cách nhấp vào các liên kết này trong ngăn mô tả quy tắc. Nhấp vào "Tiếp theo" khi bạn đã sẵn sàng để tiếp tục.

*

Chọn quy tắc điều kiện.credit: Microsoft Office

Nhấn vào đây để chọn bất kỳ điều kiện nào khác mà bạn muốn đưa vào quy tắc; ví dụ: bật hộp kiểm "chỉ gửi cho tôi" có nghĩa là Outlook sẽ chỉ áp dụng quy tắc cho các email được gửi cho bạn.

*

Chọn quy tắc exceptions.credit: Microsoft Office

Chọn bất kỳ trường hợp ngoại lệ cho quy tắc của bạn; ví dụ: chọn "ngoại trừ nếu chỉ gửi cho tôi" có nghĩa là Outlook sẽ không tuân theo quy tắc cho các email được gửi cho bạn một mình. Nhiều trường hợp ngoại lệ và điều kiện bao gồm các hành động có thể cấu hình. Ví dụ: nếu bạn chọn ngoại lệ "ngoại trừ nếu chủ đề chứa các từ cụ thể", hãy nhấp vào liên kết "từ cụ thể" được gạch chân và chọn các từ để thêm vào quy tắc. Nhấp vào nút "Tiếp theo".

*

Thêm một quy tắc name.credit: Microsoft Office

Nhập tên cho quy tắc trong trường áp dụng. Nhấp để chọn "Chạy quy tắc này ngay bây giờ trên các thư đã có trong Hộp thư đến" nếu bạn muốn áp dụng quy tắc này cho tất cả các thư trong hộp thư đến hiện có. Nhấp vào nút "Hoàn tất" để hoàn tất thiết lập và thoát Trình hướng dẫn quy tắc.

*

Áp dụng các thay đổi.credit: Microsoft Office

Chọn "Áp dụng" và sau đó "OK" để thực hiện quy tắc và thoát khỏi cửa sổ hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo.