Hướng Dẫn Sử Dụng Outlook 2016

      139
Outlook đến thietkewebhcm.com.vn 365Outlook 2019Outlook 2016Office dành riêng cho doanh nghiệpOutlook 2013Office 365 Business EssentialsOutlook 2010Thêm...Ít hơn

Outlook sắp xếp những gmail, lịch, danh bạ, tác vụ và danh sách bài toán phải làm của bạn, tất cả ở thuộc một nơi. Việc sắp xếp đó sẽ bắt đầu bằng tài khoản gmail của người mua hàng. Từ đó, quý khách có thể bắt đầu làm Việc với các tin nhắn, gửi email thành tác vụ hoặc cuộc hẹn, cũng như lưu trữ ban bố về những người người mua hàng liên tưởng trong danh bạ của mình để ko bao giờ phải ghi nhớ địa chỉ gmail giỏi số mobile. Hãy cùng khám phá nhanh hao về một trong những tác vụ cơ bản.

Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng outlook 2016

Bắt đầu

Hành hễ trước tiên của chúng ta là thiết lập tài khoản Outlook của mình. Sau đó, khách hàng sẽ chuẩn bị để bước đầu thừa nhận và gửi email, thực hiện lịch, tạo danh bạ và làm Việc với các tác vụ Outlook.

Quá trình tùy chỉnh thiết lập là tự động ví như bạn đã sử dụng phiên bản trước đó của Outlook bên trên thuộc một laptop. Nếu ko, Thiết lập Tài khoản Tự cồn sẽ khởi chạy vào thứ 1 người dùng khởi động Outlook và lí giải quý khách hàng từng bước một để hoàn thành tiến trình.

Bạn sẽ được những hiểu biết cung cấp thương hiệu, liên hệ tin nhắn với password. Thường thì điều đó là đủ dẫu vậy trường hợp quá trình tùy chỉnh tự đụng không thành công xuất sắc, Outlook sẽ kinh nghiệm hỗ trợ thêm một số lên tiếng, chẳng hạn nlỗi tên máy chủ thư của người mua hàng. Nếu người mua không có biết tin đó, nhà cung ứng gmail của người mua hàng có thể cho quý khách hàng biết những chi tiết này.

*


Lưu ý: Nếu người mua hàng ước ao thêm một tài khoản tin nhắn khác về sau này, khi đã sẵn sàng chuẩn bị, lựa chọn Tệp > Thêm Tài khoản để khởi hễ Thiết lập Tài khoản Tự cồn.


Thanh hao tầm nã nhập nhanh

Tkhô cứng truy tìm nhập nkhô giòn là một phần quan trọng đặc biệt vào thử khám phá Outlook của bạn. Và kia là 1 trong những bí quyết dễ dàng và đơn giản khiến cho bạn dịch rời giữa những anh tài Outlook ngơi nghỉ phía trên cùng—Thư, Lịch, Mọi tín đồ với Tác vụ. Thanh khô này ngoài những tab tiêu chuẩn và ruy-băng hỗ trợ cho mình một các loại luật pháp cùng tùy chọn sẽ giúp đỡ các bạn thực hiện và làm chủ Outlook.

Thường được đặt tại cuối hành lang cửa số Outlook, thanh khô truy vấn nhập nkhô cứng hiển thị—phụ thuộc vào những setup được chọn—những nút ít tên (hình ảnh bên trái) hoặc hình tượng (hình hình ảnh bên phải) tất cả link cùng với thương hiệu bản lĩnh.

*

*

Ttuyệt đổi đầy đủ câu chữ mở ra bên trên thanh khô tróc nã nhập nkhô cứng

Bạn hoàn toàn có thể điều hành và kiểm soát những nút ít (hoặc biểu tượng) lộ diện trên thanh hao truy nã nhập nkhô cứng và thậm chí còn theo đồ vật tự mở ra.

Chọn thêm > tùy chọn dẫn hướng.

*

Trong hộp thoại Tùy lựa chọn Dẫn hướng, tiến hành nhỏng sau:

*

Để thay đổi số lượng nút hoặc biểu tượng mở ra trên tkhô nóng, tăng hoặc bớt cài đặt mang định là 4 đối với Số mục hiển thị buổi tối đa.

Để xem những hình tượng ráng vì tên, lựa chọn vỏ hộp kiểm Dẫn hướng Thu gọn.

Để thu xếp lại phương pháp những nút hoặc hình tượng được liệt kê, lựa chọn một mục vào vỏ hộp Hiển thị theo thiết bị trường đoản cú này, rồi lựa chọn Di chuyển Lên hoặc Di đưa Xuống.

Chọn OK.


Mẹo: Nếu chúng ta không ưng ý đa số thay đổi đã thực hiện hoặc chỉ ao ước bắt đầu lại, hãy lựa chọn Đặt lại.


Thư

E-Mail liên kết chúng ta với tất cả tín đồ bên trong với bên ngoài tổ chức của người sử dụng. quý khách hàng có thể thêm chữ ký năng lượng điện tử với các tệp kèm theo vào thư gmail của bản thân mình.

Tạo thư email mới

Từ ngẫu nhiên thư mục tlỗi như thế nào (ví dụ như Hộp thỏng cho của bạn), lựa chọn Email Mới.

*

Lối tắt bàn phím: Để tạo ra thỏng gmail, nhấn Ctrl+Shift+M.

lúc chúng ta hoàn chỉnh câu hỏi soạn tin nhắn, lựa chọn Gửi.

Để biết thêm lên tiếng, hãy xem mục Tạo thư email.

Thêm chữ ký gmail vào thư

Tạo chữ ký kết cá nhân mở ra ở cuối thư của người tiêu dùng. Chữ cam kết rất có thể bao hàm văn phiên bản, hình hình họa, Danh Thiếp đáp Điện tử của khách hàng, hình ảnh sản phẩm hoặc thậm chí là hình hình ảnh chữ ký kết viết tay của người tiêu dùng.

Tạo chữ ký kết

Trong một tlỗi mới, lựa chọn Chữ ký >Chữ ký.

*

Ở tab Chữ ký Email, chọn Mới.

Nhập tên, rồi lựa chọn OK.

Trong Chọn chữ ký kết khoác định, tiến hành nhỏng sau:

Trong danh sách tài khoản email , nên chọn thông tin tài khoản gmail để links cùng với chữ cam kết.

Trong danh sách Tlỗi mới, lựa chọn chữ ký kết bạn có nhu cầu auto được tiếp tế các tlỗi gmail bắt đầu. Nếu chúng ta không muốn auto cam kết thỏng email của chính mình, chúng ta cũng có thể bỏ qua mất tùy lựa chọn này vì (không có) là quý hiếm mang định.

Trong list Trả lời/gửi tiếp, lựa chọn chữ ký mà bạn muốn tự động được thêm (tự động hóa ký) khi bạn trả lời hoặc nối tiếp tlỗi. Nếu không, hãy gật đầu tùy chọn mang định là (ko có).

Bên dưới sửa đổi chữ ký, nhập chữ ký, rồi chọn OK.

Thêm chữ ký

Trong một tlỗi bắt đầu, chọn Chữ ký, rồi chọn chữ ký quý khách mong.

*

Để biết thêm công bố, hãy xem mục Tạo và thêm chữ ký tlỗi tin nhắn.

Chuyển tiếp hoặc trả lời tlỗi email

Trên dải băng hoặc trong ngăn hiểu, chọn trả lời, trả lời tất cả, hoặc đưa tiếp

*

Trong vỏ hộp Đến, Cc hoặc Bcc, triển khai một trong những làm việc sau:

Để thêm tín đồ nhận, nhấn vào hộp tương thích, rồi nhập tên bạn nhấn.

Để loại bỏ tín đồ nhận, bấm chuột hộp thích hợp, lựa chọn thương hiệu fan dìm rồi nhận phím Delete.

Để hiểu thêm ban bố, hãy coi mục Trả lời hoặc nối tiếp thỏng tin nhắn.

Thêm tệp đi kèm vào một tlỗi email

Để giới thiệu một tệp, quý khách hàng có thể gắn kèm tệp vào thỏng của mình. Quý Khách cũng rất có thể đính kèm những mục Outlook khác, ví dụ như tlỗi, liên hệ hoặc tác vụ.

Tạo thư bắt đầu hoặc lựa chọn một thỏng sẵn có, rồi lựa chọn Trả lời, Trả lời Tất cả hoặc Chuyển tiếp.

Trong cửa sổ thư, chọn Thư > Đính kèm Tệp.

*

Để hiểu biết thêm ban bố, hãy xem mục Đính kèm tệp, tlỗi, tương tác hoặc tác vụ vào thỏng tin nhắn.

Mở hoặc lưu giữ tệp đi cùng của thư email

Bạn có thể mnghỉ ngơi tệp đính kèm từ ngăn gọi hoặc từ một tlỗi đã mở. Sau Khi mở và xem tệp thêm kèm, người mua có thể giữ lại. Nếu tlỗi có nhiều tệp đính thêm kèm, khách hàng có thể lưu giữ thành một tổ hoặc giữ theo thứ tự từng tệp.

Mở tệp đi cùng

Tùy thuộc vào phiên phiên bản Outlook nhiều người đang sử dụng, có thể có không ít tùy chọn sẵn dùng để mở vị trí đi kèm.

Bấm đúp vào tệp đính kèm.

Để hiểu biết thêm thông báo, hãy xem mục Mở tệp đính kèm.

Lưu tệp kèm theo

Chọn tệp đính kèm vào ngăn uống gọi hoặc vào tlỗi đang mở.

Ở tab Tệp thêm kèm, vào đội Hành động, lựa chọn Lưu Như. quý khách hàng cũng rất có thể nhấn vào đề nghị vào tệp đi cùng, rồi lựa chọn Lưu Như.

*

Để hiểu biết thêm thông tin, hãy xem Lưu tệp gắn kèm.

Cài đặt Outlook cho iOS hoặc Android

*

Nếu các bạn thực hiện Outlook for iOS hoặc Outlook for Android, bản thảo của các bạn sẽ auto đồng nhất hóa cùng với lắp thêm cầm tay của khách hàng. Từ đó, bạn cũng có thể hoàn tất thỏng các bạn đã bước đầu tại máy tính xách tay của bản thân, tiện lợi thêm những tệp kèm theo tự hình ảnh hoặc camera của công ty, hoặc dùng Office Lens để chụp ghi chụ từ bảng sạch buổi họp.


Tạo cuộc hẹn trong lịch

Trong Outlook, những cuộc hẹn không y hệt như các cuộc họp. Cuộc hẹn là hầu hết hoạt cồn người mua sắp xếp vào lịch của mình cùng ko tương quan đến việc mời tín đồ khác tuyệt đặt trước những tài nguyên ổn, chẳng hạn như chống hoặc sản phẩm công nghệ hội thảo.

*

Trong thư mục Lịch, chọn Cuộc hẹn Mới. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào một khối thời gian trong lưới lịch biểu của bản thân, rồi chọn Cuộc hẹn Mới.

*

Lối tắt bàn phím: Để tạo ra một cuộc hẹn, nhấn Ctrl+Shift+A.

Để hiểu biết thêm báo cáo, hãy xem mục Lên định kỳ cuộc hẹn.

Lên định kỳ cuộc họp

Trong Outlook, cuộc họp có sự tđắm say gia của người khác và có thể tổng quan các tài nguim, nlỗi phòng hội thảo. Bạn sẽ cảm nhận những ý kiến về từng trải họp trong Hộp thư mang đến của mình.

Trong thư mục Lịch, chọn Cuộc họp Mới.

*

Phím tắt: Để tạo ra một thử khám phá họp mới từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, thừa nhận Ctrl+Shift+Q.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Đăng Ký Thông Tin Viettel Qua Mạng, Đăng Ký Thông Tin Thuê Bao Viettel Trả Trước

Để hiểu biết thêm đọc tin, hãy coi mục Lên lịch cuộc họp với tín đồ khác.

Đặt lời nhắc

Lời kể sẽ bật lên trong một hành lang cửa số cảnh báo để chúng ta ko bỏ lỡ hạn chót đặc biệt quan trọng. Bạn có thể đặt hoặc loại bỏ các lời đề cập về phần lớn mọi thứ trong Outlook, bao gồm những tlỗi email, cuộc hẹn và liên hệ.

Đối cùng với các cuộc hứa hẹn hoặc cuộc họp

Mở một Cuộc hẹn hoặc Cuộc họp, rồi vào vỏ hộp danh sáchLời nhắc, chọn khoảng thời gian quý khách hàng muốn lời nói lộ diện trước cuộc hứa hẹn hoặc cuộc họp. Để tắt lời nói, chọn Không có.

Đối với các thỏng email, danh bạ và tác vụ

Chọn Theo dõi Tiếp > Thêm Lời nhắc.


Mẹo: Bạn có thể gấp rút đính thêm cờ đến các tlỗi email dưới dạng mục việc cần làm bằng phương pháp áp dụng lời nói. Những lời nói này làm mang đến tlỗi xuất hiện thêm bên trên Danh sách Việc Cần làm và trong tlỗi mục Tác vụ nhưng lại không tự rượu cồn thêm lời đề cập. Bấm loài chuột phải vào cờ vào danh sách thỏng để thêm lời kể. Hoặc ví như người tiêu dùng có một thỏng sẽ mở, chọn Theo dõi Tiếp > Thêm Lời nhắc.


*

Mọi người

Mọi người là tên gọi đội dành cho những người—cùng công ty—sản xuất thành danh bạ cá thể với doanh nghiệp lớn của khách hàng. Những người chúng ta thêm bên dưới dạng một tương tác là hoàn toàn theo nhu cầu cùng hồ hết hạn chế tốt nhất hoàn toàn có thể vận dụng cho tất cả những người nhưng mà bạn có thể hoặc quan yếu thêm là phần nhiều giảm bớt nhưng mà bạn hoặc chủ thể của công ty áp đặt. Ví dụ: đơn vị của chúng ta có thể bao gồm nguyên tắc nhất mực về việc tương ứng với những can dự gmail bên ngoài.

Tạo một liên hệ

Một liên hệ có thể chỉ solo giản là một tên và các địa chỉ email hoặc bạn có thể thêm các chi tiết, ví dụ như địa chỉ đường, số di động, ảnh cùng ngày sinc. Bạn đang kiếm tìm thấy Danh bạ của chính mình nghỉ ngơi tùy chọn Mọi người trong thanh hao lối tắt, ở góc bên dưới bên trái của cửa sổ Outlook.

*

Trong Mọi người, chọn Liên hệ Mới.

*

Phím tắt: Để tạo một liên hệ từ ngẫu nhiên thư mục nào trong Outlook, nhận Ctrl+Shift+C.

Để biết thêm ban bố, hãy xem mục Tạo hoặc thêm một liên hệ.

Lấy list contact trong sổ ảnh hưởng Outlook của bạn

Tốt nhất là lưu giữ một bạn dạng sao các tương tác trong sổ địa chỉ của người sử dụng. Trong Outlook 2013 hoặc Outlook năm nhâm thìn mang lại Windows, chúng ta có thể cài đặt tệp cực hiếm phân tách bởi vệt phẩy (.csv) chứa các tương tác của công ty xuống trang bị của chính bản thân mình, rồi msống tệp đó trong Excel.

Msống Outlook, lựa chọn Tệp > Msinh sống & Xuất > Nhập/Xuất.

*

Trong Trình giải đáp Nhập và Xuất, chọn Xuất ra tệp > Tiếp theo.

Chọn Giá trị Phân bóc tách bằng Dấu phẩy, tiếp đến sinh sống trang Xuất ra Tệp, lựa chọn Danh bạ làm thư mục nhằm xuất trường đoản cú thông tin tài khoản của doanh nghiệp.

*


Quan trọng: Trước Lúc thực hiện, hãy bảo đảm an toàn rằng tlỗi mục Danh bạ bạn chọn được kèm theo với tài khoản gmail của bạn. Vấn đề này quan trọng đặc biệt đặc trưng nếu bạn đang tiến hành quá trình này từ máy tính của bạn khác.


Chọn Tiếp theo > Duyệt, rồi đi đến địa chỉ bạn muốn lưu trữ tệp cực hiếm phân bóc tách bằng lốt phẩy (.csv).

Nhập thương hiệu tệp, rồi lựa chọn OK > Tiếp theo.

*

Chọn Kết thúc nhằm bắt đầu tiến trình xuất.


Msinh hoạt tệp .csv danh bạ của doanh nghiệp

Tệp quý giá phân bóc tách bởi vệt phẩy (.csv) bao gồm những tương tác đã xuất của chúng ta thường được msinh hoạt trong Excel.

Duyệt mang đến địa chỉ bạn sẽ giữ tệp .csv, rồi mngơi nghỉ tệp ra.

Xác nhấn những contact của công ty được liệt kê trong tệp.

*


Đóng tệp mà lại ko buộc phải triển khai bất kỳ thay đổi làm sao nhằm tách các sự việc tiềm tàng vẫn nhập tệp trên một đồ vật khác tất cả cùng phiên phiên bản Outlook hoặc một dịch vụ email không giống.

Tác vụ

Tạo một tác vụ

đa phần fan giữ lại list bài toán buộc phải làm—trên giấy tờ, trong bảng tính hay phối kết hợp cả cách thức giấy lẫn năng lượng điện tử. Trong Outlook, quý khách hàng có thể kết hợp các list không giống nhau thành một, dìm lời đề cập và theo dõi quy trình tiến độ tác vụ.

Mlàm việc Outlook, sống tab Trang đầu, trong team Mới, chọn Mục Mới.

Chọn Tác vụ, điền biểu mẫu mã tác vụ ví như bắt buộc, rồi lựa chọn Lưu và Đóng.

Phím tắt: Để tạo thành một tác vụ bắt đầu, nhấn Ctrl+Shift+K.

Để hiểu thêm báo cáo, hãy xem mục Tạo tác vụ và những mục vấn đề buộc phải làm.

Gán tác vụ

Chọn bên trên tkhô cứng tróc nã nhập nkhô nóng hoặc các tác vụ trên tkhô giòn điều phối.

Thực hiện tại một trong những thao tác làm việc sau:

Chọn

*
bên trên dải băng hoặc dấn Ctrl + Shift + K để tạo nên tác vụ.

hoặc

Mở một tác vụ hiện tất cả.

Chọn Gán Tác vụ.

*

Trên biểu mẫu mã tác vụ, thực hiện nlỗi sau:

Trong hộp Đến, nhập thương hiệu hoặc thúc đẩy tin nhắn.

Thêm một Chủ đề, lựa chọn Ngày bắt đầu với Ngày mang lại hạn, đặt Trạng thái với Mức ưu tiên Khi đề xuất.

*

Chấp dấn hoặc xóa vùng chọn nhị vỏ hộp kiểm mặc định: Duy trì cập nhật mang lại bản sao của tác vụ này vào list tác vụ của tôiGửi cho tôi một báo cáo trạng thái Khi tác vụ này đã hoàn thành.

Nếu cần thiết, nhập một thông tin trong khối hận văn bản bên dưới những vỏ hộp kiểm.

Nếu bạn muốn tái diễn trách nhiệm, nên lựa chọn lặp lại bên trên Ribbon, chọn các tùy lựa chọn bạn muốn trong vỏ hộp thoại lặp lại nhiệm vụ , rồi chọn OK.


Lưu ý: Nếu các bạn gán một tác vụ lặp lại, bản sao của tác vụ này vẫn làm việc vào danh sách tác vụ của doanh nghiệp tuy nhiên sẽ không còn cập nhật. Nếu các bạn chọn hộp thoại Gửi mang đến tôi báo cáo trạng thái Khi tác vụ này đã hoàn thành, bạn sẽ nhận được report tâm trạng mang đến từng lần ngừng tác vụ.


Mẹo: Outlook có thể theo dõi và quan sát quy trình tiến độ của tác vụ đang gán cho một người. Nếu bạn có nhu cầu không ít người thao tác làm việc vào cùng một tác vụ, bạn nên phân chia tác vụ thành những mục nhỏ hoặc gán riêng từng tác vụ. Ví dụ: nhằm theo dõi report bởi vì tía fan viết, chế tác bố tác vụ riêng biệt rẽ, rồi gán từng tác vụ đến từng tín đồ phù hợp.


Chấp nhập hoặc khước từ tác vụ sẽ gán

Lúc một tác vụ được chế tác cùng gán cho mình, tác vụ đang mở ra trong Hộp thư cho của chúng ta.

*

Trong ngăn phát âm, lựa chọn Chấp nhận hoặc Từ chối.

hoặc

Mngơi nghỉ tác vụ, lựa chọn chấp nhận hoặc tự chối bên trên dải băng và bất kỳ tùy lựa chọn chúng ta đã chọn, nên lựa chọn sửa ý kiến trước lúc gửi hoặc gửi ý kiến tức thì bây giờ, rồi chọn OK.


Nếu bạn mở một tác vụ, chúng ta có thể trả lời, vấn đáp vớ cả, hoặc đưa tiếp cho những người vẫn gán trách nhiệm cho mình và với những người không giống là cân xứng. Bạn cũng rất có thể đương nhiên chú giải vào kăn năn thông báo.

Xem tác vụ

Mnghỉ ngơi Outlook với bên trên tkhô hanh truy hỏi nhập nhanh khô, chọn .

Trong danh sách Danh sách Việc Cần làm hoặc Tác vụ, bnóng lưu ban vào một mục để thấy dạng không hề thiếu.

Bạn có thể chuyển đổi biện pháp coi các tác vụ vào các thời gian.

Ở tab Trang đầu, vào team Dạng xem Hiện tại, lựa chọn một dạng coi không giống.

*
.

In tác vụ

Quý khách hàng có thể chọn lựa cách xem tác vụ của chính mình, sau đó, dựa trên văn bản và định hình các bạn chọn nhằm in—Kiểu Bảng hoặc Kiểu Bản ghi nhớ—tác vụ sẽ tiến hành in. Ví dụ: nếu như bạn chọn 1 tác vụ để in thì cài đặt in trước dùng tuyệt nhất là Kiểu Bản ghi lưu giữ. Nhưng nếu như khách hàng chọn danh sách, chẳng hạn như Danh sách Việc Cần có tác dụng, định dạng in Kiểu Bảng cũng được hỗ trợ.

Chọn bên trên thanh khô tầm nã nhập nkhô giòn.

*

Chọn một trách nhiệm duy nhất vào một trong các tlỗi mục của người tiêu dùng — danh sáchdanh sách hoặc nhiệm vụ — hoặc chọn 1 thỏng mục.

Chọn tệp > in và chọn format (giả dụ có) vào phần setup.

In thỏng email, liên hệ hoặc mục lịch

Trong Outlook, bạn rất có thể in những mục nlỗi thư email, liên hệ tốt các mục lịch hoặc các dạng xem to hơn, nlỗi định kỳ, sổ hệ trọng hoặc danh sách nội dung giành cho các thỏng mục Thỏng.