Lỗi Mail Merge Ra Số 0

      120

Định dạng số trong Mail Merge của Microsoft Word là một tính năng hữu ích nhưng đôi khi, nó cũng phát sinh lỗi. Dưới đây là cách khắc phục lỗi Mail Merge không hiển thị hay sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge.

Bạn đang xem: Lỗi mail merge ra số 0


Microsoft Word chắc chắn là phần mềm soạn thảo văn bản không thể thiếu trên máy tính của nhiều người hiện nay. Công cụ này mang tới cho người dùng hàng loạt tính năng hỗ trợ biên tập, chỉnh sửa tài liệu hữu ích, trong đó có Mail Merge. Hãy cùng thietkewebhcm.com.vn tìm hiểu ý nghĩa của tính năng này nhé!

Mail Merge trong Microsoft Word là gì?

Nếu biết tiếng Anh, bạn dễ dàng nhận ra công dụng của nó. Mail Merge là tính năng trộn thư nổi bật của Microsoft Word. Nó cực kỳ hữu ích, nhất là khi bạn muốn gửi email tới nhiều người cùng lúc. Nhờ đó, công việc biên soạn, gửi email của bạn sẽ không còn mất thời gian như trước nữa. Mail Merge sẽ tự động giúp bạn tạo ra nhiều bức thư có nội dung tương tự nhau để gửi tới những người bạn muốn. Tính năng này được sử dụng khá phổ biến trong doanh nghiệp.


 Để sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu như sau:

Nguồn dữ liệu là nội dung tùy biến giữa các bức thư, chẳng hạn như tên tổ chức, doanh nghiệp, địa chỉ người nhận….Nội dung cơ bản là phần giống nhau giữa các bức thư như nội dung chính, phiếu ưu đãi, địa điểm tổ chức hội nghị…

Khi bạn kết hợp hai nội dung này, Mail Merge trong Word sẽ giúp bạn tạo ra hàng loạt email để gửi đi cùng lúc. Thật tuyệt phải không?


Cách sử dụng Mail Merge trong Word khá đơn giản. Tuy nhiên, thỉnh thoảng nó cũng phát sinh lỗi khi định dạng số. Bạn không cần phải quá lo lắng, dưới đây là cách định dạng số trong Mail Merge và hướng dẫn sửa lỗi liên quan.

Cách định dạng số trong Mail Merge

1. Chọn trường, ví dụ về cách định dạng số tiền trong mail merge - Amount ở đoạn sau:

2. Nhấn + F9 để mở code của trường đó hoặc click chuột phải vào trường Mail Merge và chọn Toggle Field Code. Bạn sẽ thấy code thực cho trường đó kiểu như sau: { MERGEFIELD Amount }.3. Chỉnh sửa trường bằng cách chèn code chuyển số vào cuối trường đó. Ví dụ: Để hiển thị định dạng tiền tệ, đổi trường hiển thị dưới dạng { MERGEFIELD Amount \# $,0.00 }.4. Nhấn + F9 một lần nữa.5. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ và nhấn phím F9 để update nó. Hoặc click chuột phải vào trường đó và chọn Update Field.6. Xem trước kết quả để xác nhận số hiển thị ở định dạng bạn muốn thấy trong tài liệu. Ví dụ, số tiền sẽ hiện dưới dạng $1,000.00.7. Chạy Mail Merge.Đáng tiếc, việc làm chủ tất cả công dụng của Mail Merge có thể khiến bạn phải đau đầu. Một trong những rắc rối của tính năng trộn thư là nó không thể định dạng chuẩn xác số trong bảng tính Excel. Ví dụ, kết quả bán hàng trong Excel hiện 100 nhưng sang Word, nó bỗng dưng biến thành 99.99999999996!Thật may, khắc phục lỗi này không khó. Thực tế, chúng ta có 3 cách xử lý lỗi định dạng số khi dùng Mail Merge. Bạn có thể chỉnh sửa bảng tính, tài liệu Mail-Merge hoặc thay đổi cách hai file kết nối với nhau. Mặc dù giải pháp này ít người biết đến nhưng nó có thể là lựa chọn tốt nhất - ngoại trừ việc không còn hỗ trợ cho Word 2016.
Lưu ý: Dù các bước dưới đây được thực hiện trên Office 2016 nhưng nó vẫn áp dụng được trên các phiên bản Word và Excel khác.

Cách sửa lỗi định dạng số khi dùng Mail Merge

1. Sử dụng “Numeric Switch” trong WordNumeric Switches cho trường trộn Mail-Merge2. Chỉnh sửa bảng tính ExcelCác code định dạng cho hàm TEXT của ExcelCẩn thận khi xử lý với hàm ROUND3. Sử dụng DDE Link

1. Sử dụng “Numeric Switch” trong Word

Cách đầu tiên để Mail Merge định dạng số từ Excel chính xác là chỉnh sửa tài liệu Word. Cụ thể, bạn sẽ áp dụng mã định dạng số mong muốn vào các trường trộn - Merge Field trong file Word. (Về cơ bản các trường trộn thông báo cho tài liệu Word biết cột nào trong bảng tính Excel chứa dữ liệu cần xử lý.) Để áp dụng định dạng cho một trường, bạn phải bao gồm một Numeric Switch (tên cũ là Picture Switch) trong ô code của trường đó.Việc đầu tiên bạn phải làm là biết code trường thực tế. Mở tài liệu Mail Merge và click vào tab Mailings ở phía trên cửa sổ. Đảm bảo đã tắt nút Preview Results để bạn có thể thấy các trường Mail-Merge. Sau đó, click chuột phải vào một ô Mail-Merge (ví dụ «Donation») và chọn Toggle Field Code. Bạn sẽ thấy code cho trường đó, được xác định bởi các dấu ngoặc nhọn, ví dụ: { MERGEFIELD Donation }. Giờ chỉnh sửa code trường này chỉ bằng cách chèn code numeric switch vào cuối code như sau:{ MERGEFIELD Donation \# $#,##0.00 }Phần mềm cung cấp sẵn nhiều code ảnh. Dưới đây là 4 ví dụ tương ứng với kết quả:{ MERGEFIELD Cost \# 00.00 } 01.00{ MERGEFIELD Sales \# $### } $ 15{ MERGEFIELD Sales \# $#,##0.00 } $ 1,500.00{ MERGEFIELD Date \
"MMMM d" } November 26Như bạn thấy, code Numeric Switch đồng nhất với code định dạng Excel, ngoại trừ việc trước số là “\#” và ngày là “\
”. (Lưu ý: sử dụng dấu trích dẫn trong code ngày nhưng không có trong code số). Để xem nhiều code hơn, hãy tới bảng bên dưới hoặc truy cập trợ giúp online cho “numeric switch” trong Microsoft Word.
Dưới đây là một số ví dụ cách các code trường số xử lý dữ liệu trong cột “Sales” ở bảng tính Excel.

Xem thêm: Các Khái Niệm Máy Tính - Cấu Tạo Và Thành Phần Của Máy Tính

Numeric Switch cho trường trộn Mail-Merge

Thực tế, Word và Excel sử dụng cùng mã định dạng, vậy tại sao chúng không sử dụng cùng tính năng Format? Ví dụ, tại sao không dùng hàm MergeField như thế này:{ MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") }Đây thực sự là băn khoăn của nhiều người và có lẽ chỉ có Microsoft mới biết câu trả lời.Lưu ý: Nhớ rằng khi bạn thêm hoặc thay đổi Numeric Switch, kết quả sẽ không hiện ra ngay lập tức. Bạn phải cập nhật trường (click chuột phải vào nó vào chọn Update Field), hoặc nhấp nút Mailings > Preview Results. Thỉnh thoảng, bạn phải lặp lại 2 tới 3 lần thao tác này. Nếu bạn đang dùng Mail-Merge Wizard, bạn có thể phải lùi lại một bước và hoàn tác để xem ảnh hưởng của những thay đổi vừa thực hiện.Các Numeric Switch hoạt động tốt trong trường trộn nhưng quá trình sử dụng nó hơi khó nhớ và dễ mắc lỗi. Nếu bạn cũng thấy thế, hãy thử một trong hai cách tiếp theo.

2. Chỉnh sửa bảng tính Excel

Mẹo: Bạn nên định dạng các ô chứa những công thức này theo các kiểu khác nhau như in nghiêng hoặc bằng một số màu lạ khác để nhắc bạn rằng những số đó chỉ đơn thuần là văn bản. Ở phiên bản Excel cũ hơn, những “con số” này không thể được dùng trong phép tính. Ở Excel 2016, bạn có thể dùng chúng trong mọi công thức, ngoại trừ các hàm tổng như SUM và AVERAGE.
Ưu điểm của định dạng số và ngày như text là đoạn text đó được chuyển từ Excel vào tài liệu sử dụng Mail Merge không bị biến dạng. Các tùy chọn định dạng như font, kích thước, màu sắc đều không thay đổi.

Các code định dạng cho hàm TEXT của Excel

Dưới đây là bộ sưu tập các code thường dùng nhất ở bên phải. Điều cần ghi nhớ là cả “0” và “#” đều là các placeholder (dấu giữ chỗ) cho các con số, nhưng “0” sẽ buộc số 0 hiện ở vị trí đầu tiên hoặc cuối cùng. “#” sẽ được thay thế bằng một số nếu nó không phải số 0 đứng đầu hoặc cuối cùng. Do đó, mã “00000” sẽ đảm bảo số 0 ở đầu không bị cắt bớt khỏi các mã bưu điện New Jersey.Những code dành cho số, ngày tháng và thời gian có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc định dạng số tùy biến (Custom) của Excel. Ngoài ra, chúng cũng có thể được dùng trong “Numeric Switches” ở Word Mail-Merge Field.Lưu ý, có sự khác biệt nhỏ giữa cách code hoạt động trong Excel và Word ở Microsoft 2013. Trong Excel, bạn có thể sử dụng “M” hoặc “m” cho tháng và phút. Trong hầu hết trường hợp, Excel đủ thông minh để biết bạn đang nhắc đến đơn vị nào. Thế nhưng, Word không “khôn ngoan” như vậy. Bạn phải sử dụng chữ in hoa để chỉ tháng. Bên cạnh đó, Excel cũng có một code bổ sung, “MMMMM”, trả về duy nhất một chữ viết tắt cho tháng (ví dụ: J, F, M, A, …).Bổ sung một vài cột chứa hàm TEXT vào bảng tính là giải pháp sửa lỗi định dạng số khi dùng Mail Merge đơn giản. Bạn chỉ cần nhớ rằng những ô này dù trông như đang chứa các con số nhưng không thể áp dụng hàm SUM và AVERAGE cho chúng. Nếu cần chuyển đổi chúng sang dạng số lần nữa, bạn chỉ cần dùng hàm VALUE.

Cẩn thận khi xử lý với hàm ROUND

Thay vì hàm TEXT(), một số người thích dùng hàm ROUND() để giảm bớt lượng số thập phân. Đúng như tên gọi, hàm ROUND() của Excel mặc định sẽ làm tròn số thập phân lên hoặc xuống ở vị trí người dùng lựa chọn. Ưu điểm của cách này là các con số làm tròn đó không phải văn bản và vẫn có thể được dùng để tính toán. Trong nhiều trường hợp, dù hàm ROUND() đều hoạt động tốt với Mail Merge, nhưng bạn có thể muốn tránh xa nó bởi những nguyên nhân sau:Hàm ROUND không giữ dấu đô la hay dấu phẩy phân cách số hàng nghìn trở lên.Hàm ROUND sẽ cắt bớt các số 0 ở cuối.Hàm ROUND thỉnh thoảng khiến Mail Merge hiển thị sai số thập phân. Ví dụ, tài liệu Mail Merge hiển thị 4 vị trí số thập phân trong khi hàm ROUND đã chọn 2 hoặc 3.Ở một số trường hợp hiếm gặp, hàm ROUND khiến Mail Merge hiện sai lệch số một chút. Ví dụ, thay vì hiện 1.0014, Mail Merge lại hiện 1.0013.

3. Sử dụng DDE Link

Hai cách ở trên tương đối đơn giản, nhưng nếu có nhiều trường cần định dạng, chúng có thể khiến bạn sớm nản lòng bởi cần phải nhớ mã định dạng và dù mã giống nhau nhưng chúng có thể được dùng theo nhiều cách khác nhau.Một giải pháp nhẹ nhàng, dễ dàng là liên kết Word với workbook Excel qua DDE (Dynamic Data Exchange), tốt hơn việc thực hiện quá trình liên kết cố định thông thường. Nghe có vẻ phức tạp nhưng nếu bạn đã thành thạo Mail Merge, DDE chỉ là “chuyện nhỏ”. Nó là quá trình hai bước đơn giản. Bước đầu tiên, bạn chỉ cần bật Word để mở file qua DDE. Quá trình này chỉ cần thực hiện một lần mà thôi.Office 2016 có hỗ trợ DDE? Dynamic Data Exchange là công nghệ cũ. Có lúc nó chạy ổn nhưng cũng có lúc không có tác dụng gì trong Office 2016. Bạn nên mở nguồn dữ liệu Excel trước khi truy cập nó từ Word. Thông thường với các nguồn dữ liệu Excel, bạn phải bắt đầu nhập dữ liệu từ hàng đầu tiên của bảng tính. Nếu đủ kiên nhẫn, bạn có thể dùng DDE trong Office 2016).Để thiết lập Word 2013 cho liên kết DDE, hãy thực hiện những bước sau:Click File > Options.Nhấp tab Advanced ở phía bên trái và cuộn xuống mục General.Tích vào ô Confirm file format conversion on open.Từ giờ trở đi, bạn không bao giờ phải làm lại những thao tác trên. Lúc này, bạn có thể mở bản sao Word dưới nhiều định dạng và đường dẫn khác nhau, bao gồm IDE. Ảnh hưởng duy nhất là mỗi lần mở file không phải Word, chương trình sẽ cho bạn thay đổi lựa chọn.Bước thứ hai và cuối cùng là chọn nguồn dữ liệu cho quá trình Mail Merge (ở bước 3 của Mail Merge Wizard trong Word hoặc sau khi nhấn nút Select Recipients trong ribbon Mailings). Giờ bạn chỉ cần thực hiện thêm 3 click chuột.Sau khi đã chọn dữ liệu muốn sử dụng, một hộp thoại “Confirm Data Source” mới sẽ hiện ra.Loại liên kết mặc định là OLE, nhưng không phải liên kết bạn muốn.Trong hộp thoại Confirm Data Source, click vào ô Show all.Trong danh sách loại file mở rộng, chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls). (Sử dụng tùy chọn này ngay cả khi đang dùng định dạng file Excel mới hơn: *.xlsx.)Nếu được yêu cầu, hãy xác nhận rằng bạn đang chọn Entire Spreadsheet.Nếu đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn có thể phải chọn lại nó nhưng lần này qua liên kết DDE. Thế là xong! Từ giờ, định dạng Excel của bạn sẽ được áp dụng chính xác trên các tài liệu Word Mail Merge và bạn chỉ cần nhớ đặt dữ liệu muốn hợp nhất nằm trong bảng tính đầu tiên của workbook Excel.Trên đây là cách sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge. Hi vọng chúng hữu ích với các bạn. Nếu có cách nào khác, đừng ngại chia sẻ với chúng tôi nhé.