PMO là gì? Vai trò của PMO trong quản lý dự án

Cập nhật lần cuối vào 28/09/2022 bởi Phạm Mạnh Cường

PMO là viết tắt của Project Management Office là phòng quản lý dự án. PMO liên quan đến quản lý dự án và là mô hình được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Vậy PMO có chức năng, nhiệm vụ gì trong quản lý dự án? Bạn có hiểu gì về phòng ban này, có nắm được vai trò của nó. Theo dõi bài viết dưới đây của PMA để có câu trả lời cho mình nhé.

1. PMO là gì?

Phòng quản lý dự án ( PMO - Project Management Office) là một cơ cấu tổ chức mà ở đó các quy trình quản lý dự án được chuẩn hoá nhằm tạo điều kiện cho quá trình chia sẻ nguồn lực, phương pháp, công cụ, kỹ thuật.

2. Có mấy loại PMO?

Có nhiều loại PMO trong các tổ chức. Dựa theo độ ảnh hưởng và mức độ kiểm soát dự án, chúng ta có thể phân thành:

Hỗ trợ (Supportive):

Supportive PMO đóng vai trò tư vấn bằng việc cung cấp các templates: tài liệu, quy trình, về các bài học từ các dự án khác. Và sẽ không can thiệp sâu vào việc quản lý dự án. PMO dạng này có mức độ kiểm soát, tác động thấp đến việc quản lý dự án của Project Manager.

Điều khiển (Controlling):

PMO dạng thể này tác động cao hơn Support. PMO còn phải thực hiện thêm việc hướng dẫn cách quản lý các dự án. Các giám đốc dự án được phân công và báo cáo cho PMO. Mức độ kiểm soát của PMO loại này là vừa phải.

Điều hành (Directive):

PMO phân bổ mỗi dự án một Project Manager riêng biệt và chịu trách nhiệm kết quả dự án đó, dự án quy mô lớn hay nhỏ đều dưới sự quản lý của PMO. Mức độ kiểm soát của PMO này cao.

3. Vai trò của PMO

• Vai trò lớn nhất của PMO là lập các kế hoạch chiến lược trong quản lý dự án (Strategic Role). Đó là khi PMO làm việc với các nhà lãnh đạo, quản lý cấp trên của Công ty để lựa chọn ra những dự án phù hợp nhất với những mục tiêu phát triển chiến lược của Công ty và cũng mang lại lợi nhuận cao nhất.
• Vai trò quan trọng được coi là đặc trưng của PMO là Governance Role. Đây là điều không thể thiếu với mọi PMO với nhiệm vụ là giám sát các dự án đang thực thi để đảm bảo đúng quy trình, thủ tục cần có của dự án.
• Trong quá trình làm công tác thanh tra, giám sát, bạn sẽ phải dùng nhiều những guides, templates hay Project portfolio tools để trợ giúp cho các Project Manager quản lý theo đúng quy trình của PMO. Vai trò cuối cùng của PMO là nơi lưu giữ tất cả những dữ liệu, thông tin về dự án (Historical)
• Vai trò cuối cùng của PMO là nơi lưu giữ tất cả những dữ liệu, thông tin về dự án. Trong quá trình làm công tác thanh tra, giám sát, bạn sẽ phải dùng nhiều những guides, templates hay Project portfolio tools để trợ giúp cho các Project Manager quản lý theo đúng quy trình của PMO.

4. Quyền hạn của PMO

• Quản lý sự phụ thuộc (interdependence) giữa project, program, portfolio.
• Thu thập thông tin từ tất cả các dự án và đánh giá xem liệu tổ chức có đạt được mục tiêu - chiến lược hay không
• Giúp cung cấp tài nguyên.
• Đề nghị kết thúc dự án khi thích hợp
• Theo dõi việc tuân thủ quy trình tổ chức.
• Cung cấp việc communication tập trung đối với các dự án.
• Giúp thu thập các bài học kinh nghiệm và phân bổ/làm cho các dự án khác có thể tái sử dụng được bài học kinh nghiệm này.
• Cung cấp các mẫu cho các tài liệu như cấu trúc phân chia công việc (WBS - Work Breakdown Structure) hoặc kế hoạch quản lý truyền thông trong dự án.
• Được tham gia nhiều hơn từ quá trình khởi động dự án (ngay từ đầu) thay vì tham gia vào từ các giai đoạn sau của dự án.
• Cung cấp hướng dẫn và quản trị dự án.
• Một phần của CCB (Change control board - ban kiểm soát thay đổi).
• Là một bên liên quan (stakeholder) trong project team.
• Sắp xếp ưu tiên các dự án ( Prioritize projects)

Trong đề thi PMP có thể hỏi về quyền hạn (Authority) của PMO. Bạn cần cẩn thận bị nhầm lẫn với quyền hạn của Project Manager (PM). PMO là 1 bộ phận thuộc tổ chức, chứ không phải một cá nhân riêng lẻ. Ngoài ra, trong đề thi PMP có thể hỏi bạn các loại PMO hay dạng thể PMO là gì khi đưa ra dữ kiện. Lúc này bạn cần phải xác định PMO là dạng Supportive, Controlling hay Directive.

Xem thêm: Chứng chỉ PMP và những điều cần biết