Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp

Đối với mỗi doanh nghiệp, thiết kế và xây dựng tổ chức nhân sự là thách thức đặt ra đối với bất kỳ nhà quản lý nào - dù đang quản lý một doanh nghiệp lớn hay một đội nhóm cực nhỏ. Một cơ cấu tổ chức ổn định sẽ giúp quá trình vận hành trôi chảy mà không cần nhiều sự giám sát, đốc thúc. Vậy hiện nay, có những loại cơ cấu nhân sự nào mà doanh nghiệp có thể tham khảo? Doanh nghiệp có thể theo dõi hướng dẫn và ví dụ điển hình dưới đây.

Xây dựng cơ cấu nhân sự.

1. Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (bao gồm đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo cấp bậc, những khâu khác nhau để thực hiện các mục đích chung của doanh nghiệp.

Bản chất của cơ cấu tổ chức là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm của nhân sự, bộ phận, phòng ban, khối,... trong quản lý. Vì vậy, cơ cấu tổ chức một mặt phản ảnh trách nhiệm của mỗi người, mặt khác quan trọng là tác động trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.

Trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, trong cơ cấu tổ chức thường có các cấp gồm: Cấp quản lý, cấp công ty, cấp đơn vị, cấp chức năng,... Các cấp này phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc. Mặt khác, trong cơ cấu công ty có các phòng ban chức năng như phòng tổ chức, phòng kinh doanh, phòng sản xuất,... Các bộ phận, phòng ban ngày thể hiện sự phân chia chức năng theo chiều ngang, thể hiện sự chuyên môn hóa trong phân công lao động quản lý.

>> Tham khảo: 9 nhóm nhân sự theo lý thuyết của Belbin.

2. Các loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Sự thay đổi liên tục của môi trường, xu hướng kinh doanh dẫn tới nhà lãnh đạo phải cân nhắc và điều chỉnh cơ cấu tổ chức cho phù hợp. Dưới đây là một số cơ cấu tổ chức mà doanh nghiệp thường sử dụng.

2.1. Cơ cấu tổ chức theo đường thẳng

Mô hình cơ cấu tổ chức theo đường thẳng hay còn được gọi là tổ chức phân quyền là một trong những cơ cấu tổ chức lâu đời và đơn giản nhất. Theo đó, nhà lãnh đạo sẽ ra quyết định và giám sát cấp dưới. Chỉ thị sẽ được ban hành từ cấp cao nhất, truyền đạt xuống quản lý cấp trung sau đó là đến các cấp nhân viên.

Ngược lại, nếu nhân viên mong muốn đề xuất ý kiến thì sẽ gửi lên quản lý trực tiếp. Sau khi đề xuất được phê duyệt sẽ được chuyển lên quản lý cấp cao. Kết quả xét duyệt đề xuất cuối cùng cũng sẽ được trả về theo trình tự ngược lại.

Ưu điểm:

- Trách nhiệm được cố định rõ ràng, mỗi cá nhân, bộ phận đều biết được nhiệm vụ, trách nhiệm của mình.

- Lộ trình thăng tiến rõ ràng.

- Có thể tập trung phát triển nhân viên theo kỹ năng chuyên môn dễ dàng.

Nhược điểm:

- Cơ cấu tổ chức đường thẳng cứng nhắc và kém linh hoạt.

- Quy trình xử lý công việc cồng kềnh và mất nhiều thời gian vì chuỗi mệnh lệnh phải được xử lý lần lượt qua các cấp, cần có lãnh đạo thông qua.

- Sự cách biệt trong giao tiếp, đặc biệt là cấp dưới với cấp trên.

- Khó có sự phối hợp giữa các phòng ban.

- Mô hình cồng kềnh nên thường phản ứng chậm với áp lực và môi trường cạnh tranh.

2.2. Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do từng cơ quan, bộ phận đảm nhiệm. Mỗi bộ phận được tổ chức riêng rẽ, mỗi cấp đều có cấp trên trực tiếp của mình.

Quản lý của từng bộ phận chức năng như kinh doanh, tài chính, marketing,... sẽ có nhiệm vụ báo cáo lại giám đốc - người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của công ty.

Ưu điểm:

• Có sự chuyên môn hóa sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung để phát triển sâu hơn.
• Dễ dàng thu hút và chiêu mộ được nhiều chuyên gia trong lĩnh vực cụ thể.
• Chuyên môn hóa dẫn tới sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa.

Hạn chế:

• Rào cản giữa các bộ phận chức năng khác nhau và có thể dẫn tới kém hiệu quả nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm, hạng mục kinh doanh.
• Do việc phân chia, giám sát riêng rẽ nên nhiệm vụ không thể thực hiện ngay lập tức.
• Vì có nhiều quản lý ngang bằng về thứ bậc nên dễ dẫn tới xung đột lãnh đạo.

2.3. Cơ cấu tổ chức theo ma trận

Không giống với bất cứ cơ cấu tổ chức nào ở trên, một cơ cấu tổ chức ma trận không tuân theo mô hình phân cấp hay truyền thống. Thông tin sẽ được luân chuyển cả theo chiều dọc và chiều ngang, tức là có sự phối hợp của cả cơ cấu chức năng và cơ cấu phòng ban.

Cơ cấu tổ chức dạng ma trận.

Ma trận được coi là cấu trúc khó nhất của các loại hình cơ cấu vì các nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng. Tuy nhiên, nếu áp dụng thành công thì mô hình này có thể cung cấp cả tính linh hoạt và khả năng ra quyết định cân bằng hơn (vì có hai chuỗi lệnh thay vì chỉ một).

Ưu điểm:

• Cho phép các cá nhân sử dụng các kỹ năng chuyên môn, thích ứng trong nhiều bối cảnh khác nhau.
• Thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng ban.
• Rút ngắn quá trình đưa ra quyết định.
• Tận dụng tối đa nguồn lực giữa các phòng ban.

Hạn chế:

• Nhân viên có thể phải làm việc dưới quyền của nhiều quản lý.
• Mất nhiều thời gian để làm quen, thích nghi với cấu trúc vận hành của mô hình ma trận.
• Khó khăn trong đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

2.4. Mô hình cấu trúc phẳng

Cấu trúc phẳng trong doanh nghiệp tức là không có chức danh công việc. Tất cả mọi người trong tổ chức đều bình đẳng với nhau. Mô hình tổ chức theo cấu trúc phẳng hay còn được gọi là mô hình tổ chức tự quản lý.

Cấu trúc phẳng hoạt động tốt nhất khi nhân viên có sự kết nối, gắn bó chặt chẽ. Mô hình này thích hợp với những công ty nhỏ, công ty startup hoặc các công ty xác định sẽ áp dụng cấu trúc phẳng ngay cả khi tăng trưởng.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí: Công ty tiết kiệm đáng kể chi phí về tiền lương, phúc lợi,... để thuê cấp quản lý.
• Nâng cao trách nhiệm của cá nhân trong công việc.
• Tinh gọn bộ máy vận hành.
• Rút ngắn thời gian xử lý, quyết định và phê duyệt.

Hạn chế:

• Dễ bị mất kiểm soát khi quy mô phát triển, số lượng nhân viên tăng nhanh.
• Nhân viên phải đảm nhận nhiều trách nhiệm cùng một lúc.
• Khó khăn trong việc ra những quyết định quan trọng.
• Khó khăn trong thăng tiến cho nhân viên, làm giảm động lực cho nhân viên.

3. Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo ngành nghề, lĩnh vực

Mẫu cơ cấu tổ chức doanh nghiệp xây dựng

Xây dựng là ngành chuyên về tư vấn, thiết kế, tổ chức thi công, quản lý giám sát và nghiệm thu các công trình xây dựng phục vụ cho con người. Cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng nhìn chung rất đa dạng và còn phụ thuộc vào các yếu tố như: Quy mô và sản phẩm, dịch vụ cung cấp.

Doanh nghiệp xây dựng có thể tham khảo mô hình sơ đồ tổ chức cơ bản nhất, được thiết lập theo mô hình tổ chức phân quyền cho doanh nghiệp xây dựng như sau:

Đây là mẫu cơ cấu công ty xây dựng có thi công, với chức năng, nhiệm vụ chính như sau:

• Quản lý, phát triển dự án: Xây dựng và quản lý các kế hoạch kinh doanh và đấu thầu.
• Khảo sát, thiết kế: Khảo sát địa chất, địa hình và tư vấn thiết kế công trình xây dựng.
• Tư vấn - Giám sát: Tư vấn thi công và giám sát chặt chẽ thi công xây dựng các công trình.
• Thi công: Dựa trên các thông số kỹ thuật để thực hiện đào móng, coppha, cốt thép, cột, dầm, sàn, xây, trát,...
• Kiểm định chất lượng công trình.
• Phòng tổ chức lao động: Phụ trách về tổ chức bộ máy nhân sự, chế độ và chính sách của công ty.
• Kế toán - Tài Chính: Phụ trách vấn đề tài chính trong công ty.
• Phòng pháp chế: Phụ trách các vấn đề liên quan đến pháp lý của công ty.

Mẫu sơ đồ tổ chức công ty sản xuất, thương mại

Các công ty sản xuất, thương mại vận hành qua các cửa hàng và kênh phân phối. Các doanh nghiệp này thường chú trọng chiến lược thị trường và Marketing. Một ví dụ điển hình về mẫu sơ đồ tổ chức của công ty sản xuất - thương mại được cơ cấu theo dạng chức năng như sau:

Ví dụ về mẫu cơ cấu tổ chức doanh nghiệp sản xuất - thương mại.

Theo như mô hình này, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được phân chia thành các chức năng tách riêng do một bộ phận đảm nhiệm. Mỗi bộ phận đều có cấp trên trực tiếp. Cụ thể, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:

• Bộ phận tài chính: Chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến tổ chức kế toán và quản lý tài chính của công ty.
• Bộ phận Marketing (Chỉ có ở loại hình doanh nghiệp sản xuất - thương mại): Chịu trách nhiệm về phát triển hình ảnh và thương hiệu, quảng cáo sản phẩm và xúc tiến bán hàng.
• Sản xuất: Chịu trách nhiệm sản xuất theo kế hoạch của công ty.
• Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về các vấn đề kỹ thuật và công nghệ từ khâu sản xuất đến bán hàng và sau bán hàng.

Mẫu sơ đồ tổ chức công ty kinh doanh theo chuỗi

Kinh doanh theo chuỗi là mô hình khá phổ biến với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Trong đó, hệ thống kinh doanh sẽ gồm hai hay nhiều cửa hàng sở hữu và quản lý tập trung. Việc quản lý sẽ được thực hiện bởi một trụ sở trung tâm kết nối với toàn bộ hệ thống cửa hàng.

Ví dụ về mô hình cơ cấu tổ chức của chuỗi mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Ví dụ về mô hình cơ cấu doanh nghiệp theo chuỗi.

Trong đó, chức năng chính của từng bộ phận như sau:

• Kế toán: Phụ trách công tác kế toán, tài chính của doanh nghiệp.
• Hành chính - Nhân sự: Phụ trách công tác tuyển dụng, sắp xếp và bố trí nhân sự cùng cách chính sách, quy chế lao động.
• Sales: Lập kế hoạch kinh doanh và tìm kiếm khách hàng, các cơ hội kinh doanh,...

• Nghiên cứu và phát triển (R&D): Nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch phát triển sản phẩm, dịch vụ.
• Mua hàng: Tiếp nhận và xử lý những đề xuất mua hàng hóa, nguyên liệu, máy móc thiết bị,... phục vụ cho sản xuất, kinh doanh.
• Chuỗi cung ứng: Bao gồm các hệ thống cửa hàng trực tiếp phân phối sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp ra thị trường.
• Kiểm soát chất lượng: Trực tiếp theo dõi và kiểm soát chất lượng hàng hóa, dịch vụ trước, trong và sau khi cung cấp cho khách hàng.
• Chăm sóc khách hàng: Tiếp nhận phản hồi từ khách hàng để đề xuất các chính sách khách hàng phù hợp.
• Phát triển cửa hàng: Tìm kiếm và nghiên cứu để phát triển hệ thống chuỗi cửa hàng.

Trên đây là một số thông tin về việc xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp và gợi ý một số mô hình tổ chức nhân sự phổ biến nhất hiện nay. Doanh nghiệp có vận hành hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào cơ cấu tổ chức. Xây dựng được cơ cấu tổ chức chặt chẽ, khoa học sẽ giúp quá trình hoạt động ổn định, trôi chảy mà không cần mất nhiều nhân lực, chi phí để quản lý.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/