Để bắt đầu hướng dẫn cấp cao về cách in trong Excel. Và sau đó, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn các tính năng quan trọng và hữu ích nhất.
Để in một bảng tính Excel, đây là những gì bạn cần làm:
Để cho Excel biết dữ liệu và đối tượng nào sẽ được đưa vào bản in, trong Cài đặt, bấm vào mũi tên bên cạnh In trang tính hiện hoạt và chọn một trong các tùy chọn sau:
Dưới đây bạn sẽ tìm thấy giải thích ngắn gọn về từng cài đặt được hiển thị trong ảnh chụp màn hình ở trên và cách sử dụng chúng một cách chính xác.
Để chỉ in một phạm vi ô cụ thể, hãy đánh dấu nó trên trang tính, sau đó chọn Print Selection . Để chọn các ô hoặc phạm vi không liền kề , hãy giữ phím Ctrl phím trong khi chọn.
Để in toàn bộ trang tính mà bạn hiện đang mở, hãy chọn Print Active Sheets.
Để in nhiều tờ, nhấp chuột vào các tab trang trong khi giữ nút Điều khiểnrồi chọn Print Active Sheets.
Để in tất cả các sheet trong bảng tính hiện tại chọn Print Complete Workbook.
Để in ra một bảng Excel, hãy nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng của bạn, sau đó chọn In bảng đã chọn. Tùy chọn này chỉ xuất hiện khi bảng hoặc phần của nó được chọn.
Khi làm việc với các trang tính có cấu trúc giống hệt nhau, chẳng hạn như hóa đơn hoặc báo cáo bán hàng, rõ ràng bạn sẽ muốn in cùng một nội dung trên tất cả các trang tính. Đây là cách nhanh nhất để làm điều này:
Mẹo. Để đảm bảo Excel sẽ in dữ liệu bạn muốn, hãy kiểm tra số trang ở cuối phần Xem trước. Nếu bạn chỉ chọn một phạm vi trên mỗi trang thì số trang phải khớp với số trang đã chọn. Nếu hai hoặc nhiều phạm vi được chọn, mỗi phạm vi sẽ được in trên một trang riêng biệt, do đó bạn nhân số trang với số phạm vi. Để có toàn quyền kiểm soát, hãy sử dụng mũi tên phải và trái để xem qua từng trang có thể in được.
Theo mặc định, Excel in các trang tính ở kích thước thực tế của chúng. Vì vậy, bảng tính của bạn càng lớn thì càng cần nhiều trang. Để in một bảng Excel trên một trang, hãy chọn một trong các tùy chọn Chia tỷ lệ sau nằm ở cuối phần Cài đặt trong cửa sổ Xem trước bản in:
Để loại bỏ tỷ lệ, hãy chọn Không chia tỷ lệ trong danh sách tùy chọn.
Hãy hết sức cẩn thận khi in trên một trang - trên một tờ giấy lớn, bản in của bạn có thể không đọc được. Để kiểm tra mức độ chia tỷ lệ thực sự sẽ được sử dụng, hãy nhấp vào Tùy chọn chia tỷ lệ tùy chỉnh. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Thiết lập Trang, nơi bạn xem số trong hộp Điều chỉnh theo:
Nếu số Điều chỉnh theo thấp, bản in sẽ khó đọc. Trong trường hợp này, những điều chỉnh sau có thể hữu ích:
Print to File là một trong những tính năng in Excel hiếm khi được sử dụng nhất và bị nhiều người đánh giá thấp. Nói tóm lại, tùy chọn này lưu đầu ra vào một tệp thay vì gửi nó tới máy in.
Tại sao bạn muốn in ra tập tin? Để tiết kiệm thời gian khi cần in thêm bản sao của cùng một tài liệu. Ý tưởng là bạn chỉ định cấu hình cài đặt in (lề, hướng, ngắt trang,…) một lần và lưu kết quả đầu ra vào tài liệu .pdf. Lần tới khi bạn cần bản cứng, chỉ cần mở tệp .pdf đó và nhấn In.
Chúng ta hãy xem nó hoạt động như thế nào:
Bạn nên xem trước kết quả đầu ra trước khi in để tránh kết quả không mong muốn. Có một số cách để truy cập bản xem trước bản in trong Excel:
Excel Print Preview là một công cụ cực kỳ hữu ích trong việc tiết kiệm giấy, mực và dây thần kinh của bạn. Nó không chỉ hiển thị chính xác trang tính của bạn trông như thế nào trên giấy mà còn cho phép thực hiện một số thay đổi nhất định trực tiếp trong cửa sổ xem trước:
Để thoát Xem trước bản in và quay lại trang tính của bạn, hãy nhấp vào mũi tên ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Xem trước bản in.
Các cài đặt in được sử dụng thường xuyên nhất có sẵn trong cửa sổ Xem trước bản in đã thảo luận ở trên. Thậm chí nhiều tùy chọn hơn được cung cấp trên tab Bố cục Trang của dải băng Excel:
Ngoài việc định cấu hình lề trang và khổ giấy, tại đây bạn có thể chèn và xóa ngắt trang, đặt vùng in, ẩn và hiển thị đường lưới, chỉ định các hàng và cột sẽ lặp lại trên mỗi trang in,…
Các tùy chọn nâng cao không có khoảng trống trên dải băng có sẵn trong hộp thoại Thiết lập Trang. Để mở nó, hãy nhấp vào công cụ khởi chạy hộp thoại trong nhóm Thiết lập Trang trên tab Bố cục Trang.
Để đảm bảo Excel in một phần cụ thể trong bảng tính của bạn chứ không phải tất cả dữ liệu, hãy đặt vùng in. Đây là cách thực hiện:
Cài đặt Vùng in được lưu khi bạn lưu sổ làm việc. Vì vậy, bất cứ khi nào bạn in trang tính cụ thể này, bản cứng sẽ chỉ bao gồm vùng in.
Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách đặt vùng in trong Excel.
Nếu bạn thường xuyên in bằng Excel, có thể sẽ thuận tiện hơn nếu có lệnh In trên Thanh công cụ truy cập nhanh. Đối với điều này, chỉ cần làm như sau:
Khi in một bảng tính lớn, bạn có thể kiểm soát cách chia dữ liệu trên nhiều trang bằng cách chèn dấu ngắt trang. Đây là cách nó hoạt động:
Một ngắt trang được chèn vào. Để xem trực quan dữ liệu nào nằm trên các trang khác nhau, hãy chuyển sang tab Xem và bật Xem trước ngắt trang.
Nếu bạn muốn thay đổi vị trí của dấu ngắt trang nhất định, hãy di chuyển nó đến bất cứ nơi nào bạn muốn bằng cách kéo dấu ngắt trang.
Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách chèn và xóa ngắt trang trong Excel.
Để Excel in công thức thay vì kết quả tính toán, bạn chỉ cần hiển thị công thức trong bảng tính, sau đó in như bình thường.
Để hoàn thành việc này, hãy chuyển sang tab Công thức và nhấp vào nút Hiển thị Công thức trong nhóm Kiểm tra Công thức.
Để chỉ in biểu đồ không có dữ liệu bảng tính , hãy chọn biểu đồ quan tâm và nhấn Ctrl + P. Trong cửa sổ Print Preview, bạn sẽ thấy bản xem trước biểu đồ ở bên phải và tùy chọn Print Selected Chart được chọn trong Cài đặt. Nếu bản xem trước trông như mong muốn, hãy nhấp vào In; nếu không thì điều chỉnh cài đặt:
Theo mặc định, tất cả các trang tính được in không có đường lưới. Nếu bạn muốn in bảng tính Excel có các dòng giữa các ô, đây là những gì bạn cần làm:
Trong một bảng Excel nhiều trang, việc hiểu ý nghĩa của dữ liệu này hoặc dữ liệu kia có thể khó khăn. Tính năng In Tiêu đề cho phép bạn hiển thị tiêu đề cột và hàng trên mỗi trang in, điều này sẽ giúp việc đọc bản in dễ dàng hơn rất nhiều.
Để lặp lại hàng tiêu đề hoặc cột tiêu đề trên mỗi trang được in, hãy thực hiện các bước sau:
Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách in tiêu đề hàng và cột trên mỗi trang.
Trong trường hợp ghi chú của bạn không kém phần quan trọng so với dữ liệu bảng tính, bạn cũng có thể muốn nhận được nhận xét trên giấy. Đối với điều này, hãy làm như sau:
Để in nhãn gửi thư từ Excel, hãy sử dụng tính năng Mail Merge. Hãy chuẩn bị tinh thần rằng bạn có thể mất một thời gian để lấy được nhãn ngay trong lần thử đầu tiên.
Link nội dung: https://thietkewebhcm.com.vn/cach-in-1-trang-trong-excel-a55043.html