Agenda là gì? Hướng dẫn 7 bước xây dựng một Agenda chuyên nghiệp

Agenda là thuật ngữ tiếng Anh được sử dụng phổ biến trong hoạt động tổ chức sự kiện hoặc hội thảo của công ty. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu Agenda là gì? Khi nào nên sử dụng Agenda và các bước xây dựng một Agenda chuyên nghiệp, có hiệu quả? Bài viết sau đây củaTopCV sẽ giải đáp cho bạn tất cả các thông tin này.

Agenda là gì?

Agenda có nghĩa là chương trình nghị sự, nhật ký công tác, chương trình làm việc hoặc kế hoạch làm việc.

Hiểu đơn giản, Agenda là một danh sách nêu rõ các nội dung sẽ được thảo luận và giải quyết trong một cuộc họp. Bản kế hoạch này sẽ được chia sẻ với những người tham dự cuộc họp để họ nắm bắt trước các thông tin và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Vai trò của Agenda

Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và hoàn thành được các mục tiêu trong cuộc họp thì Agenda là một công cụ tuyệt vời giúp bạn đạt được điều này. Các vai trò sau đây của Agenda sẽ cho bạn thấy rõ điều này:

• Agenda sẽ cung cấp trước các thông tin cho những người tham dự, giúp họ nắm được nội dung gì sẽ được thảo luận trong cuộc họp, từ đó có sự chuẩn bị tốt hơn.
• Giúp bạn tổ chức hội thảo, sự kiện, v.vv.. một cách có hệ thống vì các nội dung cần thảo luận và giải quyết đều đã được xác định trước.
• Giúp người tham gia tập trung vào các vấn đề quan trọng sẽ được thảo luận và giải quyết trong cuộc họp.
• Giúp bạn quản lý thời gian diễn ra cuộc họp một cách hiệu quả vì mỗi mục đều được giới hạn thời lượng trình bày.
• Giúp bạn xác định trách nhiệm của những người được phân công thảo luận, giải đáp các nội dung trong cuộc họp.
• Giúp bạn dễ dàng tóm tắt lại cuộc họp hoặc soạn thảo biên bản. Thông qua Agenda, bạn sẽ theo dõi được vấn đề nào đã xử lý, nội dung nào chưa được giải quyết và cần đưa ra thảo luận trong cuộc họp tiếp theo.

>>> Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Các bước lập kế hoạch để làm việc có hiệu quả

Đến đây thì chắc các bạn đã hiểu Agenda là gì và lợi ích của bản kế hoạch này đối với việc tổ chức thành công một cuộc họp, sự kiện, v.vv… Vậy viết chương trình nghị sự như thế nào cho chuyên nghiệp?

Hướng dẫn 7 bước xây dựng một Agenda chuyên nghiệp

Để giúp bạn viết chương trình cuộc họp có hiệu quả, sau đây TopCV sẽ hướng dẫn chi tiết 7 bước xây dựng một Agenda chuyên nghiệp, có thể áp dụng cho mọi cuộc họp.

Bước 1: Xác định chủ đề và đưa ra tiêu đề Agenda

Trước khi bắt đầu viết chương trình cuộc họp/sự kiện, bạn cần dành thời gian để xác định chủ đề của cuộc họp này là gì? Loại hình cuộc họp (họp phòng/ban, họp hội đồng quản trị, sự kiện ra mắt sản phẩm mới, v.vv..)?.

Tất cả những thông tin này sẽ giúp bạn xác định chính xác chủ đề của Agenda, từ đó đưa ra một tiêu đề đủ hay và thu hút. Đồng thời, điều này cũng giúp người tham dự có sự chuẩn bị tốt hơn khi tham gia cuộc họp.

Để đưa ra một tiêu đề Agenda hay, bạn cần đảm bảo được các yêu cầu sau:

• Tiêu đề dễ hiểu và ngắn gọn
• Tiêu đề bao quát được nội dung chính, cho người đọc thấy rõ mục tiêu cụ thể của cuộc họp/sự kiện/hội thảo sắp diễn ra. Ví dụ: “September 2023 Marketing Plan Meeting Agenda - Chương trình họp xây dựng kế hoạch marketing tháng 9/2023”
• Về mặt hình thức: Tiêu đề Agenda nên viết in hoa và tùy chỉnh cỡ chữ lớn hơn các phần nội dung khác trong văn bản. Riêng font chữ cần đồng nhất và bạn chú ý tránh việc thiết kế nhiều màu sắc hoặc chứa hình ảnh phức tạp.

Lưu ý, để đảm bảo sự chính xác và chuyên nghiệp, khi thực hiện bước này bạn nên thảo luận cùng đồng nghiệp hoặc những người có liên quan. Điều này sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích để viết chủ đề, tiêu đề chương trình cuộc họp.

Bước 2: Giải đáp thông tin về thời gian - địa điểm - thành phần tham dự

Phần thời gian - địa điểm và thành phần tham dự nên được nêu ngay dưới tiêu đề Agenda. Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ cho một bản Agenda, khi xây dựng nội dung này bạn cần chú ý cung cấp rõ ràng và chi tiết các thông tin. Cụ thể:

• Thời gian diễn cuộc họp/sự kiện: Thông tin này nên ghi rõ thời gian bắt đầu, chi tiết ngày/tháng/năm. Ví dụ: Thời gian: 8h00 ngày 05/09/2023.
• Địa điểm tổ chức cuộc họp/sự kiện: Bạn điền chính xác nơi sẽ diễn ra cuộc họp. Bạn không nên ghi thông tin địa điểm chung chung, thay vào đó hãy cung cấp địa chỉ chi tiết nhất từ số phòng, số tầng, tên tòa nhà. Ví dụ: Phòng họp 1, Công ty X, tầng 2, Tòa nhà ABC.
• Thành phần tham dự: Việc ghi chép thành phần tham dự trong mẫu Agenda nên chi tiết và rõ ràng, giúp người đọc dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin, kể cả những người mà họ chưa biết. Cách tốt nhất khi ghi chép thông tin thành phần tham dự là:
  • Ghi đầy đủ họ tên, chức vụ/chức danh của những người tham dự
  • Bạn nên liệt kê thành phần tham dự theo danh sách và đính kèm vào Agenda. Nếu cuộc họp có các cá nhân đặc biệt như đối tác, nhà lãnh đạo, diễn giả, v.vv.. tham dự thì bạn nên ưu tiên một mục riêng và ghi chép cụ thể.

Về mặt thẩm mỹ, các thông tin về thời gian, địa điểm và thành phần tham dự trong bản Agenda bạn nên sử dụng định dạng in đậm để làm nổi bật.

Bước 3: Tập trung vào mục đích của Agenda

Mục đích của Agenda thực chất chính là phần khái quát nội dung của cuộc họp/sự kiện. Một bản Agenda chuyên nghiệp cần có mục đích đi thẳng vào vấn đề trọng tâm, đảm bảo phù hợp với cả loại hình cuộc họp bạn muốn tổ chức và mục tiêu cuộc họp hướng đến.

Khi viết mục đích, bạn chỉ nên dành ra từ 1 - 5 câu để trình bày, tránh việc lan man và chi tiết hóa nội dung. Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc đến việc mục đích đó có tạo hứng thú cho những người nhận được Agenda không. Vì điều này sẽ kích thích họ tìm hiểu, chủ động nghiên cứu trước các vấn đề.

Về mặt thẩm mỹ, khi trình bày phần nội dung này, bạn nên ghi rõ “Mục đích” và sử dụng định dạng gạch chân hoặc in đậm/nghiêng để người nhận Agenda đều có thể nhìn thấy.

Ví dụ: Với Agenda “September 2023 Marketing Plan Meeting Agenda - Chương trình họp xây dựng kế hoạch marketing tháng 9/2023”, bạn có thể viết mục đích như sau:

“Mục đích: Xây dựng kế hoạch marketing tháng 9, trong đó có bao gồm việc lên ý tưởng nội dung cho các kênh marketing và phê duyệt ngân sách cho các chiến dịch quảng cáo. Từ đó giúp phòng marketing đạt mục tiêu tăng 20% doanh số kinh doanh”.

Bước 4: Trình bày nội dung chính của cuộc họp

Để chương trình cuộc họp diễn ra đúng mục đích, bản Agenda mà bạn xây dựng nhất định phải trình bày được các nội dung sẽ thảo luận, giải quyết trong cuộc họp. Việc xác định nội dung trong một mẫu Agenda cũng đồng thời giúp bạn tránh được việc không bỏ sót những vấn đề quan trọng.

Khi trình bày phần nội dung trong Agenda, bạn cần chú ý đến tính khoa học và cụ thể. Nghĩa là người xây dựng Agenda phải xác định được chương trình cuộc họp sẽ đề cập đến bao nhiêu nội dung và mỗi nội dung cần giải quyết trong khoảng thời gian bao lâu. Để bước này được thực hiện có hiệu quả, TopCV gợi ý cho bạn một vài tips nhỏ khi khai thác nội dung Agenda như sau:

• Không nên gói ghém quá nhiều nội dung vào một bản Agenda, thay vào đó chỉ tập trung vào những vấn đề trọng tâm.
• Mỗi nội dung nên được ghi chép trên một dòng riêng và theo nguyên tắc ưu tiên về mức độ quan trọng. Tức là những nội dung quan trọng bạn nên ghi đầu tiên.
• Nên đặt giới hạn thời gian cho từng nội dung sẽ thảo luận trong cuộc họp. Điều này rất hữu ích, giúp bạn phân chia và bao quát được từng vấn đề trong cuộc họp, từ đó điều phối chương trình diễn ra đúng hướng. Để làm được điều này, bạn phải dự tính được thời gian diễn ra cuộc họp/sự kiện.
• Nên ghi kèm tên người sẽ phụ trách cho từng nội dung cụ thể để họ nắm thông tin và có sự chuẩn bị trước. Ngoài ra, đây cũng là một cách nâng cao tinh thần trách nhiệm cho người được giao nhiệm vụ.

Bước 5: Lập danh sách các tài liệu cần thiết

Nếu ai đó trong số những người tham gia cuộc họp cần phải mang theo các tài liệu như slide thuyết trình, báo cáo kết quả kế hoạch tháng/quý/năm trước, bản mô tả chi tiết dự án, bảng điểm danh, v.vv.. thì bạn cũng cần ghi chú rõ ràng thông tin này trong bản Agenda.

Việc liệt kê danh sách các tài liệu này sẽ giúp người tham gia có sự chuẩn bị tốt nhất, giúp chương trình nghị sự diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn bởi các tình huống không mong muốn.

Bước 6: Thảo luận và giải đáp thắc mắc

Thông thường trong các cuộc họp, đây là bước linh động. Bạn cần căn cứ vào khoảng thời gian còn lại của chương trình để phân bổ phần thảo luận và giải đáp các thắc mắc một cách phù hợp nhất. Nếu chương trình còn nhiều thời gian, bạn hãy khuyến khích người tham gia đưa ra câu hỏi và thắc mắc liên quan để cùng nhau giải đáp. Bạn cũng có thể kêu gọi mọi người đề xuất giải pháp, sau đó thu thập những thông tin cần thiết từ cuộc họp. Ngược lại, nếu thời gian cuộc họp còn lại ít thì bạn nên hạn chế số lượng câu hỏi, chỉ tập trung vào giải đáp các thắc mắc chính.

Ngoài ra, tùy vào loại hình cuộc họp mà bạn có thể cân đối thời gian cho phần thảo luận. Chẳng hạn, với cuộc họp hàng tuần bạn có thể dành ra 5 phút để thảo luận, nhưng với những cuộc họp hàng tháng/quý/năm hoặc ra mắt sản phẩm mới thì 20 - 25 phút để thảo luận, đặt câu hỏi là khoảng thời gian hợp lý.

Một tips nhỏ giúp xây dựng Agenda chuyên nghiệp cho bước thảo luận là bạn có thể lên sẵn một số câu hỏi cho phần hỏi - đáp. Điều này giúp giải quyết có hiệu quả các vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp không lan man các vấn đề ngoài lề. Trong trường hợp cuộc họp có khách mời tham dự, bạn hãy liệt kê trước các câu hỏi và giới hạn thời gian cho phần giải đáp của khách mời. Điều này không chỉ giúp khách mời có sự chuẩn bị kỹ càng hơn cho phần hỏi đáp mà còn đảm bảo chương trình cuộc họp diễn ra đúng theo khung thời gian mà bạn đã đưa ra.

Bước 7: Rà soát lại toàn bộ Agenda

Rà soát là bước cuối cùng trước khi bạn gửi Agenda cho những người có liên quan. Việc rà soát sẽ giúp bạn điều chỉnh lại lần cuối các nội dung sẽ giải quyết trong chương trình nghị sự. Ngoài ra, bước này cũng giúp bạn tránh được các sai sót, từ đó hoàn thiện một bản Agenda chuyên nghiệp nhất trước khi gửi đến cho người đọc.

Bên cạnh đó, thông qua hoạt động rà soát Agenda, bạn và những người liên quan cũng sẽ có thêm thời gian đánh giá, rút kinh nghiệm và cải thiện để các cuộc họp trong tương lai diễn ra tốt đẹp hơn.

Một số mẫu Agenda cho công ty, doanh nghiệp

Mẫu Agenda đơn giản nhất là trình bày dưới dạng văn bản bao gồm các dấu gạch đầu dòng ngắn gọn cho những nội dung sẽ trình bày trong cuộc họp. Mẫu Agenda này thường được áp dụng cho loại hình cuộc họp nhóm, cuộc họp hàng tuần của phòng ban.

Còn đối với những chương trình nghị sự phức tạp, sự kiện lớn thì mẫu Agenda với định dạng bảng, mô tả chi tiết nội dung, người phụ trách, thời gian v.vv.. sẽ được sử dụng. Sau đây TopCV sẽ giới thiệu một số mẫu Agenda thường được dùng trong các cuộc họp/sự kiện/hội thảo của công ty, doanh nghiệp để bạn tham khảo.

Mẫu 1: Bản Agenda sử dụng cho cuộc họp nhóm

Tiêu đề cuộc họp: CUỘC HỌP NHÓM…. HÀNG TUẦN

Thời gian: ..h00, ngày … tháng… năm 202..

Địa điểm: Phòng họp 1, Công ty ABC, tầng 2, Tòa nhà XYZ

Người chủ trì cuộc họp: Nguyễn Văn B - Trưởng nhóm

Thành viên tham dự: Toàn bộ nhân sự nhóm…

Mục tiêu cuộc họp:....

Nội dung cuộc họp (30 phút):

• Nội dung 1: (10 phút)
• Nội dung 2: (10 phút)
• Nội dung 3: (10 phút)
• ….

Tổng kết cuộc họp (5 phút):...

Mẫu 2: Agenda dùng cho cuộc họp hàng quý

Tiêu đề cuộc họp: KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP ĐỊNH KỲ QUÝ 2/2023 CỦA PHÒNG B

Thời gian: ..h00 ngày… tháng… năm 20..

Địa điểm: Phòng họp 1, Công ty ABC, tầng 2, Tòa nhà XYZ

Thành phần tham dự: Toàn bộ nhân sự phòng B

Mục đích:....

Nội dung chi tiết của cuộc họp:

(Lưu ý: Tùy theo chuyên môn của từng phòng/ban mà bạn có thể xây dựng phần nội dung cuộc họp chi tiết cho từng vấn đề cần thảo luận)

Mẫu 3: Agenda tổ chức sự kiện thành lập công ty

Tiêu đề sự kiện: KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN KỶ NIỆM THÀNH LẬP CÔNG TY A

Thời gian: …h00 ngày… tháng… năm 20..

Địa điểm: Trung tâm hội nghị tầng 2, Khách sạn ABC

Thành phần tham dự:

• Ban giám đốc:....
• Khách mời:....
• Toàn thể nhân sự công ty

Mục đích:...

Nội dung chương trình:

Mẫu 4: Agenda sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Tiêu đề sự kiện: KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN RA MẮT SẢN PHẨM CÔNG NGHỆ A - CÔNG TY ABC

Thời gian: ..h00 ngày… tháng… năm 20..

Địa điểm: Trung tâm hội nghị tầng 2, Khách sạn ABC

Thành phần tham dự:

• Ban giám đốc:...
• Khách mời:...
• Đối tác công ty:...
• Khách hàng:...
• Toàn bộ nhân sự phòng phát triển sản phẩm, phòng truyền thông - marketing.

Mục đích: Giới thiệu sản phẩm công nghệ A đến khách hàng, đối tác thông qua việc trình bày cấu trúc sản phẩm, tính năng, cơ chế hoạt động, bảng giá và những ưu đãi đi kèm khi mua sản phẩm.

Nội dung chương trình:

Ngoài ra, tùy vào tính chất của từng cuộc họp/sự kiện mà bạn có thể xây dựng một bản Agenda với các nội dung phù hợp, đảm bảo được tính chuyên nghiệp.

Các mẹo giúp xây dựng một Agenda hiệu quả

Bên cạnh việc tuân thủ quy trình 7 bước xây dựng Agenda đã nêu ở trên thì bạn cũng cần chú trọng đến trách nhiệm và sự chia sẻ của những người liên quan khi viết Agenda. Sau đây là một số mẹo giúp xây dựng Agenda có hiệu quả mà bạn có thể tham khảo và áp dụng:

• Luôn chú ý đến tính linh hoạt và uyển chuyển: Trong các cuộc họp, các tình huống phát sinh đều có thể xảy ra, thậm chí một số vấn đề sẽ cần nhiều thời lượng để xử lý hơn so với con số thời gian mà bạn đã dự tính ban đầu. Cho nên khi xây dựng Agenda, bạn cần chủ động và có phương án cho những trường hợp này, nên phối hợp với người điều phối cuộc họp để ghi chú trước các vấn đề dự đoán có thể xảy ra trong cuộc họp, đi kèm phương án xử lý. Ví dụ khi một nội dung vượt quá thời lượng trình bày, bạn nên ghi chú phương án cho người điều phối cuộc họp là có thể thương lượng vấn đề này với những người tham gia cuộc họp hoặc tìm một điểm dừng phù hợp nếu đã nội dung đó đã đạt được kết quả mong muốn.
• Luôn đề cao sự chuẩn bị: Mọi sự chuẩn bị dù là nhỏ nhất đều giúp bạn đạt được kết quả tốt. Cho nên khi xây dựng Agenda, bạn càng chuẩn bị kỹ càng thì cuộc họp diễn ra càng đúng định hướng và các vấn đề được giải quyết triệt để.
• Chia sẻ trách nhiệm: Tất cả những người liên quan từ người xây dựng Agenda, người điều phối cuộc họp đến thành phần tham dự đều phải nỗ lực hợp tác với nhau. Chia sẻ trách nhiệm được đánh giá là yếu tố then chốt ở cả giai đoạn trước, trong và sau cuộc họp. Điều này sẽ mang đến sự thành công và hài lòng cho tất cả mọi người.

Một số câu hỏi liên quan đến Agenda

Dưới đây TopCV sẽ giải đáp một số câu hỏi liên quan đến Agenda để bạn có thể hiểu rõ về thuật ngữ này bên cạnh kiến thức cơ bản như Agenda là gì?.

Những thông tin gì nên có trong một bản Agenda?

Một bản Agenda chuyên nghiệp cần đảm bảo cung cấp đầy đủ được các nội dung sau đây:

• Chủ đề: Bất kỳ một cuộc họp nào cũng cần có chủ đề để mọi người biết được họ đang tham gia sự kiện gì. Chủ đề của một Agenda thông thường thể hiện ngay trong tiêu đề mà bạn đưa ra. Ví dụ: Chương trình sự kiện ra mắt sản phẩm công nghệ ABC của công ty XYZ.
• Mục tiêu: Bạn cần nêu ra được mục tiêu của cuộc họp/sự kiện sắp diễn ra là gì để những người tham dự biết được tầm quan trọng của cuộc họp. Từ đó giúp họ chuẩn bị tốt nhất các vấn đề sẽ được thảo luận.
• Nội dung chương trình: Đây là phần quan trọng nhất khi xây dựng Agenda cho nên bạn cần tập trung trình bày một cách rõ ràng nhất. Nội dung càng chi tiết thì cuộc họp càng giải quyết có hiệu quả các vấn đề, tránh được việc bỏ sót những công việc quan trọng.
• Thời gian và địa điểm: Phần nội dung này sẽ cung cấp chi tiết thông tin về thời gian, địa điểm sẽ diễn ra sự kiện/cuộc họp/hội thảo. Từ đó giúp những người tham gia nắm bắt thông tin chính xác và không gặp khó khăn trong quá trình tìm kiếm.
• Thành phần tham dự: Vai trò của phần nội dung này trong mẫu Agenda là giúp người đọc nắm bắt chính xác thông tin về các nhóm đối tượng sẽ tham gia sự kiện, cuộc họp. Từ đó họ có thể phân biệt rõ ai là nhóm khách mời, ai là đối tác và cá nhân nào có vai trò đặc biệt trong sự kiện/cuộc họp.
• Tài liệu hỗ trợ: Nếu cuộc họp của bạn có chuẩn bị tài liệu cho người tham dự thì bản Agenda cũng cần trình bày nội dung này, để mọi người nắm bắt thông tin. Những người tham gia có thể tìm hiểu, đọc và làm quen với tài liệu trước khi cuộc họp bắt đầu.

Một bản Agenda hoàn chỉnh cần liệt kê được các nội dung liên quan đến cuộc họp

Khi nào nên sử dụng Agenda?

Bạn nên sử dụng Agenda cho tất cả các cuộc họp, bao gồm: cuộc họp định kỳ tháng/quý/năm, sự kiện/hội nghị lớn, cuộc họp với khách hàng/đối tác, v.vv.. Xây dựng Agenda chính là công cụ để cuộc họp đi đúng định hướng, giải quyết đầy đủ các nội dung nhằm đạt được mục tiêu đề ra và tiết kiệm thời gian.

Ngoài ra, việc viết Agenda và chia sẻ cho mọi người trước thời điểm cuộc họp diễn ra cũng giúp bạn có thêm nhiều ý kiến đóng góp để dần hoàn thiện bản thân hơn.

Phân biệt Agenda và Timetable, Schedule, Diary như thế nào?

Vì có thể sử dụng với ý nghĩa tương đương nhau trong một vài trường hợp mà nhiều người nhầm lẫn Agenda với Timetable, Schedule và Diary là một. Tuy nhiên, các khái niệm này hoàn toàn khác nhau, bảng sau sẽ giúp bạn phân biệt rõ các khái niệm này:

Có thể thấy, Agenda là yếu tố quan trọng, góp phần tạo nên thành công khi doanh nghiệp tổ chức một cuộc họp, hội thảo hoặc sự kiện. Nếu bạn là nhân sự làm việc tại các doanh nghiệp, đặc biệt là vị trí liên quan đến việc làm marketing, tổ chức sự kiện, v.vv.. thì việc hiểu Agenda là gì và biết cách xây dựng Agenda là một điểm cộng lớn. Những thông tin về Agenda không chỉ cung cấp kiến thức chuyên môn mà còn giúp bạn trau dồi các kỹ năng nghề nghiệp để phát triển bản thân.

Hy vọng qua bài viết này bạn đã tích lũy thêm nhiều kiến thức hữu ích cho mình. Hãy tiếp tục theo dõi TopCV để tìm hiểu thêm các bài viết về kỹ năng phát triển bản thân, đặc biệt là để không bỏ lỡ thông tin tuyển dụng việc làm được cập nhật mỗi ngày. Ngoài ra, công cụ tạomẫu CV miễn phí của TopCV cũng sẽ giúp bạn dễ dàng tạo một bản CV chuyên nghiệp và đẹp mắt, góp phần ghi điểm với nhà tuyển dụng khi ứng tuyển vào vị trí việc làm thuộc đa dạng lĩnh vực.