Triển Khai Sharepoint Cho Doanh Nghiệp

      17

Review phần mềm Microsoft SharePoint Online, những điều quan trọng doanh nghiệp cần biết.

Bạn đang xem: Triển khai sharepoint cho doanh nghiệp

Microsoft SharePoint Online là một sự kết hợp rất mạnh mẽ giữa quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, cộng tác nhóm và quản lý tài liệu. Kết hợp với Microsoft Office và Office 365 (Microsoft 365), SharePoint Online có thể nhanh chóng triển khai các cải tiến năng suất rộng rãi trong nhiều tổ chức.

Các gói SharePoint Online

Microsoft không cung cấp bản dùng thử Microsoft SharePoint Online miễn phí, mặc dù bản dùng thử 30 ngày cho Microsoft Office 365 Enterprise E3 bao gồm quyền truy cập vào Microsoft SharePoint Online (hãy đảm bảo bạn đăng ký bản dùng thử Enterprise E3 vì Microsoft cũng cung cấp các phiên bản dùng thử của Office 365 Home PremiumBusiness Premium nhưng cả hai lựa chọn này đều không bao gồm Microsoft SharePoint Online).

Thông tin về Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint Online có hai gói trả phí, được đặt tên đơn giản là “Plan 1” và “Plan 2”. Plan 1 (bắt đầu từ $ 5 mỗi người dùng mỗi tháng) thực sự bao gồm mọi thứ bạn mong đợi từ một nền tảng quản lý tài liệu: hỗ trợ nhiều thư viện tài liệu, công cụ cộng tác, chia sẻ với người dùng nội bộ hoặc bên ngoài công ty, quản lý nội dung, quản lý hồ sơ và quy trình làm việc. Plan 2 (bắt đầu từ $ 10 mỗi người dùng mỗi tháng) bổ sung một số tính năng nâng cao, bao gồm khả năng tìm kiếm có thể tùy chỉnh, e-discovery, và các công cụ tuân thủ như kiểm tra và lưu giữ tại chỗ/in-place hold.

Bạn cũng có thể có quyền truy cập vào Microsoft SharePoint Online thông qua bất kỳ Enterprise tiers nào trong Microsoft Office 365. Office 365 Enterprise E1 cung cấp quyền truy cập Microsoft SharePoint Online tương đương với Plan 1 cũng như quyền truy cập vào Exchange Online với hộp thư 50GB, Microsoft Teams ($ 5,00 Mỗi người dùng mỗi tháng, thanh toán hàng năm tại Microsoft365 for Business) và các phiên bản trực tuyến của Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint và Microsoft Word.

Office 365 Enterprise E3 bổ sung các phiên bản dành cho desktop của Office 2016 (tối đa năm bản cài đặt cho mỗi người dùng) cũng như các ứng dụng di động, bộ nhớ Microsoft OneDrive không giới hạn ($ 5,00 mỗi người dùng mỗi tháng tại Microsoft365 for Business) và bổ sung khả năng quản lý tài liệu. Các khả năng đó bao gồm chính sách lưu giữ và xóa thủ công, phân loại tài liệu thủ công và eDiscovery (một bộ công cụ cho phép bạn tìm tài liệu liên quan đến kiện tụng hoặc yêu cầu thông tin và thực hiện hành động thích hợp như giữ tài liệu hoặc xuất tệp). Office 365 Enterprise E5 bổ sung vào bộ công cụ eDiscovery với phân tích, phân loại tài liệu tự động và nhập thông qua Quản trị dữ liệu nâng cao/Advanced Data Governance. Định giá cho các cấp Office 365 Enterprise được tính theo giá hàng tháng cho mỗi người dùng với cam kết hàng năm. Giá bắt đầu từ $ 8 mỗi người dùng mỗi tháng đối với E1, $ 20 mỗi người dùng mỗi tháng đối với E3 và $ 35 cho mỗi người dùng mỗi tháng đối với E5.

Bắt đầu với SharePoint Online

Thật đơn giản để đăng ký với Microsoft SharePoint Online. Chỉ cần chọn một gói và cung cấp tên, email, số điện thoại, công ty và địa chỉ của bạn. Sau đó, tạo ID người dùng, mật khẩu và một URL duy nhất (ví dụ: yourname.onmicrosoft.com). Sau đó, hãy xác minh rằng bạn không phải là rô bốt bằng cách nhập mã sẽ được gửi cho bạn qua tin nhắn văn bản hoặc cuộc gọi điện thoại. Cuối cùng, nhập thông tin thanh toán và chọn thanh toán hàng tháng hoặc hàng năm. Thông tin thanh toán không bắt buộc nếu chọn dùng thử miễn phí.

Liên hệ thietkewebhcm.com.vn để được hỗ trợ mua bản quyền SharePoint Online

Nếu đây là lần đầu sử dụng Office 365 (nay là Microsoft 365), thì bạn có thể gặp phải một chút quá tải thông tin khi lần đầu tiên đăng nhập. Nếu bạn đã đăng ký dùng thử miễn phí Microsoft Office 365 Enterprise E3, thì bảng điều khiển của bạn sẽ bao gồm hơn một tá ô được liên kết cho các chương trình và tính năng khác nhau của Microsoft có trong cấp Enterprise E3. Một trong những ô này là Microsoft SharePoint Online. Ngoài ra, bạn có thể truy cập các khía cạnh quản trị Admin của Microsoft SharePoint Online trong mô-đun Admin bằng cách sử dụng Admin Centers menu ở phía bên trái.

img

Microsoft SharePoint Online cho phép người dùng tạo các trang riêng lẻ như một công ty và thực thể quản lý. Mỗi site SharePoint có thể có thư viện tài liệu, sổ ghi chép, bảo mật và thiết kế riêng. Ngoài ra, các trang web có thể được tổ chức dưới dạng các trang độc lập hoặc theo hệ thống phân cấp thông qua việc sử dụng các trang con. Khi tạo một trang web, bạn sẽ được nhắc chọn giữa Team site hay Communication site.

Các Team site là các site SharePoint truyền thống, nhằm mục đích cộng tác trong một tổ chức, đặc biệt là nơi một tỷ lệ phần trăm đáng kể người dùng sẽ tham gia vào việc quản lý tài liệu. Các Communication site hữu ích cho các tình huống trong đó một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ đang tạo ra nội dung để một nhóm người dùng lớn hơn sử dụng; hãy nghĩ về nó như một sự giao thoa giữa thư viện tài liệu và blog. Cả hai tùy chọn site đều có thể được sử dụng để chia sẻ tài liệu và có khả năng tùy chỉnh cao.

Xem thêm: Ưu Đãi Lãi Suất Tiết Kiệm Vpbank 2018 Của Top 10 Ngân Hàng Uy Tín

Các Team site trong Microsoft SharePoint Online rất linh hoạt, miễn là ai đó sẵn sàng tìm hiểu. Ví dụ, thư viện tài liệu của trang web có thể được định cấu hình với nhiều trường metadata, có thể được tận dụng cho các công ty khác nhau. Chế độ xem tài liệu có thể được tùy chỉnh để hiển thị các trường cụ thể để bạn sử dụng để tìm kiếm và sắp xếp. Một chế độ xem cũng có thể được lọc để chỉ hiển thị các tài liệu có metadata phù hợp, điều này sẽ cho phép bạn tạo nhiều chế độ xem, mỗi chế độ xem được tùy chỉnh để hiển thị một bộ tài liệu cụ thể.

Thư viện tài liệu/document libraries của Microsoft SharePoint Online có thể được đồng bộ hóa với máy tính hoặc thiết bị di động của bạn bằng cách sử dụng Microsoft OneDrive client. Người dùng desktop có thể chỉ cần nhấp vào nút Synctrong thư viện tài liệu để định cấu hình kết nối (hoặc tải xuống phần mềm). Các tệp mới có thể được thêm vào thư viện tài liệu thông qua kéo và thả, sao chép tệp vào thư mục được đồng bộ hóa trên màn hình của bạn hoặc bằng cách sử dụng các ứng dụng Office khác nhau trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động.

Một cú sốc đối với Microsoft SharePoint Online trong nhiều năm là do tính không thể đoán trước của việc đồng bộ OneDrive sync client. Kể từ đó, Microsoft đã phát hành một ứng dụng OneDrive client mới, ứng dụng này dường như hoạt động tốt hơn nhiều trong việc giữ cho các tệp của bạn được đồng bộ hóa.

*
*
*
*

Workflow linh hoạt, có thể mở rộng

Microsoft SharePoint đã hỗ trợ tạo workflow và SharePoint Online không phải là ngoại lệ. Mặc dù hầu hết các hệ thống quản lý tài liệu có mô-đun dành cho workflow hỗ trợ các tác vụ quản lý tài liệu cơ bản, chẳng hạn như yêu cầu chữ ký, Microsoft SharePoint Online tích hợp chặt chẽ với Microsoft Flow, một công cụ để tạo dòng công việc giữa các nền tảng khác nhau.

Bằng cách sử dụng Microsoft Flow, bạn có thể gửi yêu cầu phê duyệt khi tài liệu được tải vào thư viện, tích hợp với Microsoft Forms để định tuyến thông tin đến địa chỉ liên hệ thích hợp hoặc liên kết thư viện tài liệu với nền tảng lưu trữ đám mây của bên thứ ba như DropBox Business hoặc Google Drive for Work. Microsoft cung cấp hơn một trăm mẫu Microsoft Flow hoặc bạn có thể tự tạo.

Một lĩnh vực khác mà Microsoft đang thúc đẩy như một điểm tích hợp vào nền tảng quản lý thông tin toàn diện của họ là Microsoft PowerApps (7,00 mỗi người dùng mỗi tháng). Mục đích đằng sau PowerApps là người dùng có thể rất dễ dàng tạo một ứng dụng có thể thu thập và lưu trữ dữ liệu trong Microsoft SharePoint (thậm chí sử dụng Flow). Các PowerApp này có thể được liệt kê trong Microsoft Store và được sử dụng cho các quy trình kinh doanh nội bộ hoặc dưới dạng cổng giao tiếp với khách hàng.

Nói về ứng dụng, mối quan hệ lâu dài của Microsoft với các nhà phát triển có nghĩa là danh mục ứng dụng Microsoft SharePoint có đầy đủ các ứng dụng mà bạn có thể tích hợp vào các trang Microsoft SharePoint của mình. Các ứng dụng này có cả tùy chọn trả phí và miễn phí. Các quyền của ứng dụng Microsoft SharePoint giống như bạn mong đợi trên thiết bị di động của mình và mỗi ứng dụng bao gồm danh sách những thứ mà ứng dụng có thể thực hiện với tài liệu và dữ liệu của bạn, vì vậy chúng cần được xử lý cẩn thận. Trong những trường hợp thích hợp, các ứng dụng SharePoint của Microsoft có thể thêm chức năng như khả năng thông báo nâng cao, tùy chọn lịch bổ sung, tích hợp vào các dịch vụ khác và một loạt các tùy chọn khác.

SharePoint Online là một nền tảng mạnh mẽ

Microsoft SharePoint nổi tiếng về việc khó quản lý, sử dụng là kết quả của việc tập trung vào các tính năng hơn là trải nghiệm sử dụng. Với sự tập trung ngày càng tăng của Microsoft vào việc làm cho Office 365 (nay là Microsoft 365) và các thành phần khác nhau, Microsoft SharePoint Online là cung cấp các tính năng nâng cao thu hút khách hàng doanh nghiệp mà không quá phức tạp đến mức không thể được sử dụng bởi các đội CNTT của các doanh nghiệp nhỏ. Công bằng mà nói, vẫn còn một số phức tạp khi quản lý Microsoft SharePoint, bao gồm nhiều vị trí cho cài đặt quản trị. Nhưng hầu hết các tính năng đều dễ cấu hình hơn nhiều so với trước đây.

Kết luận về SharePoint Online

Giá Office 365 (hay Microsoft 365) của Microsoft tương đối hợp lý và Microsoft SharePoint Online có thể có với mức giá rất tốt 5 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng. Dựa trên trọng tâm là dễ sử dụng, các tính năng cộng tác và bảo mật nâng cao được cung cấp với Flow, eDiscovery và nhiều chính sách quản lý có thể định cấu hình, Microsoft SharePoint Online dễ dàng trở thành một trong những sự lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp cho nền tảng này.